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费用报销申请标准化模板及审核流程

一、适用范围与常见报销类型

本模板及流程适用于公司内部员工因公支出费用的报销申请，涵盖日常办公、业务开展、差旅活动等场景。常见报销类型包括：

日常办公费用：如文具采购、打印复印、通讯费、办公耗材等；

差旅费用：如交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、市内交通补助、餐补等；

业务招待费用：如客户接待餐费、活动礼品费等；

其他因公支出：如市场调研费、培训费、快递费等，需符合公司费用管理制度规定。

二、费用报销全流程操作指南

（一）第一步：整理报销票据

票据合规性要求：

票须为合法有效凭证（如增值税发票、财政监制票据等），发票抬头需为公司全称，税号准确无误；

票据内容需与实际消费事由一致（如“差旅费”发票不得填写“办公用品”），且金额、日期、商户信息清晰可辨；

电子票据需打印纸质版并加盖“发票专用章”，或按公司要求提交电子版存档。

票据粘贴规范：

使用公司统一提供的“费用报销票据粘贴单”，按票据大小顺序整齐粘贴（小票在下、大票在上），避免褶皱、覆盖；

每张票据需注明对应费用事由（如“项目调研交通费”），同类票据汇总填写张数及金额。

（二）第二步：填写报销申请单

登录报销系统：通过公司OA系统或财务系统进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如“差旅费”“办公费”）。

填写基础信息：

申请人姓名、所属部门、员工工号、联系电话；

报销周期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）、费用归属项目（如无则填“日常运营”）。

填写费用明细：

按实际消费类型逐行录入（如“交通费”“住宿费”），每行需注明：消费日期、具体事由、金额（小写）、票据张数；

费用合计需与票据总金额一致，大写金额需规范填写（如“壹仟贰佰元整”）。

附加说明：如涉及预借款冲抵，需填写“预借款金额”及冲抵说明；如无则勾选“无预借款”。

（三）第三步：部门负责人审核

提交申请：确认报销信息无误后，提交至部门负责人审批。

审核重点：

费用是否属于部门预算范围内，是否符合业务真实性；

报销周期、事由是否清晰，有无超标准支出（如住宿费是否超地区补贴标准）。

审核结果：通过则流转至财务部门，驳回则注明原因并退回申请人修改。

（四）第四步：财务部门复核

接收流转：财务人员通过系统接收报销单，核对以下内容：

票据合规性（发票抬头、税号、印章等是否齐全）；

报销单与票据金额、数量是否一致，大写小写是否匹配；

费用标准是否符合公司制度（如差旅餐补标准、招待费审批权限）。

问题处理：

若票据或填写不规范，注明具体问题（如“发票抬头错误，请重开”）并退回申请人；

若符合规定，则在系统中标注“财务审核通过”，流转至下一审批环节。

（五）第五步：领导审批（按权限分级）

根据报销金额及公司制度，由不同层级领导审批：

5000元以下：部门负责人审批即可（财务审核通过后自动完成）；

5000-20000元：需分管副总审批；

20000元以上：需总经理审批。

审批人通过系统查看报销详情，确认无误后“同意”，驳回则需说明理由。

（六）第六步：出纳付款与账务处理

付款执行：审批完成后，出纳根据报销单信息安排付款：

选择付款方式（银行转账、现金等），收款人账户信息需与申请人一致；

现金付款需由申请人签收，银行转账需保留回单作为凭证。

账务登记：财务人员根据报销单及付款凭证，在财务系统中完成账务处理，更新费用台账。

结果反馈：付款完成后，系统自动通知申请人，报销单据（含纸质票据）由财务部门归档保存。

三、标准费用报销申请单模板

费用报销申请单

基础信息

申请人姓名：*__________

所属部门：*__________

员工工号：*__________

报销周期

*______年______月______日至______年______月______日

费用归属项目：*__________

联系方式：*__________

费用明细

日期

费用类别

事由说明

*______年______月______日

□办公费□差旅费□招待费□其他

*________________________

*______年______月______日

□办公费□差旅费□招待费□其他

*________________________

（可续行）

（可续行）

（可续行）

合计金额

小写：*__________元

大写：*________________元整

预借款信息

□无预借款□预借款金额：__________元（冲抵后实付：__________元）

审批签字栏

部门负责人：__________（签字）日期：______年______月______日

财务审核人：__________（签字）日期：______年______月______日

分管领导（如需）：_________