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采购申请与审批流程管理工具（成本控制型）

一、工具概述与核心价值

本工具旨在通过标准化、全流程的采购申请与审批管理，结合成本控制节点设计，帮助企业实现“需求合理化、预算精准化、采购透明化、成本最优化”的管理目标。适用于各类企业（尤其是中小型及集团型公司）的常规物料采购、固定资产采购、服务类采购等场景，通过规范流程避免超预算采购、重复采购、高价采购等问题，同时提升采购效率与跨部门协作规范性。

二、适用场景与核心应用方向

（一）典型应用场景

常规物料采购：如办公耗材、生产辅料、营销物料等低值高频采购，需控制单次采购成本及总支出。

固定资产采购：如电脑、设备、家具等高价值采购，需严格评估需求必要性、预算匹配度及性价比。

服务类采购：如咨询、外包、维修等服务型采购，需明确服务标准与成本上限，避免费用超支。

跨部门协同采购：涉及多个部门（如行政、生产、研发）的联合采购项目，需统一协调需求与预算。

（二）核心价值体现

成本可控：通过预算前置、比价审核、超熔断机制等环节，从源头控制采购成本。

流程规范：明确各部门职责与审批权限，减少“口头申请”“越权审批”等风险。

效率提升：标准化模板与线上流转（如企业/钉钉审批）缩短审批周期，避免重复沟通。

责任可追溯：全流程留痕，便于后续成本分析、供应商评估与责任界定。

三、全流程操作步骤详解

（一）第一步：需求提报与预算核对（发起环节）

操作主体：需求部门（如行政部、生产部）

填写《采购需求申请表》：明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总预算、用途、期望交付时间等关键信息（模板详见“配套工具清单”）。

预算匹配检查：需求部门需对照部门年度/季度预算额度，确认本次采购预算是否充足；若超出部门预算，需提前向财务部申请预算调整，并提供调整依据（如业务量增加、市场价格波动等）。

需求合理性说明：对于大额采购（如超过1万元）或非日常采购，需附加《需求可行性分析》，说明采购的必要性、替代方案（如租赁vs购买）等。

关键输出：《采购需求申请表》（含预算核对意见）、需求可行性分析（如需）。

（二）第二步：供应商筛选与比价（比价环节）

操作主体：采购专员（或需求部门协同）

供应商初选：根据采购需求，从合格供应商库（优先选择合作过的优质供应商）或公开渠道（如采购网、行业平台）筛选至少3家供应商，保证竞争充分。

获取报价：向供应商发出《询价单》，明确报价要求（含增值税价、交货期、质保期、付款方式等），要求供应商在规定时间内（如2个工作日）书面报价。

比价分析：采购专员填写《供应商比价表》，对比不同供应商的价格、质量、交期、服务等因素，形成“比价结论”，推荐最优供应商（若价格差异超过10%，需说明原因）。

关键输出：《询价单》（供应商反馈版）、《供应商比价表》（含比价结论）。

（三）第三步：采购申请提交与审批（审批环节）

操作主体：需求部门负责人、采购部、财务部、分管领导、总经理（根据金额分级）

提交申请包：需求部门将《采购需求申请表》《供应商比价表》《需求可行性分析》（如需）合并为“采购申请包”，通过OA系统/审批工具发起审批流程。

分级审批规则（示例，企业可根据自身规模调整）：

小额采购（≤5000元）：需求部门负责人→采购部专员审核→财务部预算核对。

中等采购（5000-2万元）：需求部门负责人→采购部经理审核→财务部经理→分管副总。

大额采购（＞2万元）：需求部门负责人→采购部经理→财务部经理→分管副总→总经理。

审批要点：

需求部门：确认需求真实性与预算匹配度；

采购部：审核比价合规性、供应商资质；

财务部：核对预算准确性、成本合理性；

分管领导/总经理：评估采购的战略必要性及成本效益。

关键输出：审批通过的《采购申请审批表》（系统留痕）。

（四）第四步：合同签订与订单下达（执行环节）

操作主体：采购专员、法务部（如需）、供应商

拟定采购合同：根据审批结果，采购专员与供应商拟定《采购合同》，明确标的物详情、价格、交付时间、质量标准、违约责任、付款条款等，法务部审核合同条款（大额采购必审）。

订单下达：合同签订后，采购专员通过ERP系统/订单工具向供应商下达正式采购订单，同步抄送需求部门与财务部。

交付跟踪：需求部门负责跟踪供应商交付进度，保证按时到货；采购部协调解决交付异常（如延迟、数量不符）。

关键输出：《采购合同》（签字版）、《采购订单》（系统）、交付进度记录。

（五）第五步：验收与成本核算（闭环环节）

操作主体：需求部门、采购部、财务部

货物/服务验收：需求部门根据合同约定的标准进行验收，填写《验收单》，确认数量、质量、服务达标；验收不合格需在24小时内反馈采购部，启动退货/索赔流程。

成本核算：财务部根据《采购合同》《验收单》《发票》等单据，核算实际采购成本（含运费、税费等），对比预算金额，分