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办公自动化绩效评估规定

一、总则

办公自动化（OA）绩效评估旨在科学、客观地衡量OA系统及流程在提升工作效率、优化管理效能方面的实际效果，促进OA系统的持续改进与优化。本规定适用于公司所有使用OA系统的部门及人员。

二、评估目的与原则

（一）评估目的

1.量化OA系统应用成效，识别系统运行中的优势与不足。

2.明确各部门及人员在OA使用中的责任与目标。

3.为OA系统的优化升级提供数据支持。

（二）评估原则

1.客观公正：基于实际使用数据与业务反馈进行评估。

2.全面覆盖：兼顾效率提升、流程优化、用户满意度等多维度指标。

3.动态调整：根据业务变化定期更新评估标准。

三、评估内容与方法

（一）评估内容

1.系统使用效率

(1)日均登录次数：统计各部门人员每日登录OA系统的频率。

(2)高频功能使用率：分析审批、流程申请等核心功能的使用占比。

(3)流程处理周期：测算典型流程从发起到办结的平均耗时。

2.流程优化效果

(1)流程简化数量：统计年度内减少或合并的审批环节。

(2)异常流程占比：记录因系统问题导致的流程中断或返工比例。

(3)用户反馈改进项：收集并量化基于用户建议的流程优化案例。

3.用户满意度

(1)满意度问卷调查：每季度开展匿名问卷调查，评分范围1-5分。

(2)帮助文档查阅率：统计常见问题解答（FAQ）的访问频率。

(3)培训参与度：记录年度内OA系统培训的覆盖人数及效果评估。

（二）评估方法

1.数据采集：通过OA系统后台数据导出、日志分析自动获取使用数据。

2.问卷调查：设计标准化问卷，抽样覆盖各部门员工。

3.访谈评估：随机抽取部门负责人及普通用户进行深度访谈。

四、评估流程与周期

（一）评估周期

1.月度评估：重点关注当月系统使用高峰时段的性能指标。

2.季度评估：结合用户满意度及流程优化进展进行综合分析。

3.年度评估：全面复盘全年数据，形成评估报告。

（二）评估步骤

1.数据准备（StepbyStep）：

(1)系统导出近周期使用数据（如月度/季度）。

(2)收集用户反馈及访谈记录。

(3)整理流程优化前后对比数据。

2.指标计算：

(1)计算日均登录率：总登录次数÷部门人数×100%。

(2)分析流程周期变化：新周期耗时÷旧周期耗时×100%。

3.报告撰写：

(1)列出关键指标得分及趋势图。

(2)附上改进建议及优先级排序。

五、结果应用

（一）结果反馈

1.评估报告需在评估结束后5个工作日内提交至管理层。

2.部门需根据评估结果制定下阶段改进计划。

（二）奖惩机制

1.年度评估排名前20%的部门可获流程优化专项预算支持。

2.评估结果与个人绩效考核挂钩，具体比例由部门负责人确定。

六、附则

（一）本规定自发布之日起生效，由信息技术部负责解释。

（二）如遇OA系统重大升级，评估指标需同步调整。

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一、总则

办公自动化（OA）绩效评估旨在科学、客观地衡量OA系统及流程在提升工作效率、优化管理效能方面的实际效果，促进OA系统的持续改进与优化。本规定适用于公司所有使用OA系统的部门及人员。其核心目标是确保OA系统真正服务于业务需求，成为推动组织高效运转的得力工具，而非仅仅停留在技术应用层面。

二、评估目的与原则

（一）评估目的

1.量化OA系统应用成效：通过具体数据展现OA系统在减少纸张使用、缩短审批时间、降低沟通成本等方面的实际贡献。例如，量化电子公文流转较传统方式节省的纸张数量或时间成本。

2.识别系统运行中的优势与不足：深入分析哪些功能被高频使用且效果良好，哪些功能存在冗余或使用率低，以及系统性能（如响应速度、稳定性）是否满足业务需求。

3.明确各部门及人员在OA使用中的责任与目标：将OA系统的有效使用纳入部门和个人绩效考核范畴，激励员工积极参与系统建设和流程优化。

4.为OA系统的优化升级提供数据支持：基于评估结果，精准定位系统升级或功能改造的重点方向，避免资源浪费，提高投入产出比。

（二）评估原则

1.客观公正：评估过程和数据来源应透明，避免主观臆断。所有评估指标均应有明确的计算公式和衡量标准，确保不同时期、不同部门之间的评估结果具有可比性。

2.全面覆盖：评估不仅关注技术层面的效率指标，也应包含用户体验、流程优化程度、信息安全等多个维度，形成立体化的评估视图。

（1）技术维度：如系统可用性（uptime）、平均故障修复时间。

（2）效率维度：如流程平均处理时长、单点登录成功率。

（3）用户维度：如用户满意度评分、培训覆盖率。

（4）管理维度：如流程合规性检查通过率、信息归档完整性。

3.动态调整：业务需求和环境是不断变化的，评估标