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招投标记录表填写规范

在招投标活动中，记录表是整个过程的原始凭证与客观写照，其规范性、准确性与完整性直接关系到招投标工作的公平、公正、公开，也为后续的合同签订、项目实施乃至可能发生的质疑、投诉与纠纷处理提供了关键性依据。因此，严格遵循填写规范，确保记录质量，是每一位招投标从业人员应尽的基本职责。本文旨在梳理招投标记录表填写的核心要点与通用规范，以期为相关工作提供有益参考。

一、基本原则

填写招投标记录表，应始终秉持以下基本原则，这些原则是确保记录质量的基石：

1.真实性原则：这是记录的生命线。所有填写内容必须来源于招投标活动的实际情况，不得虚构、篡改或隐瞒。每一个数据、每一句描述都应经得起复核与检验。

2.准确性原则：在真实的基础上，力求精准无误。无论是项目名称、编号、参与方信息，还是投标报价、时间节点等，都必须准确反映客观事实，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

3.完整性原则：记录表的各项栏目均应按要求逐项填写，避免遗漏。对于关键信息，更应确保其完整无缺，形成一条清晰、连续的证据链。

4.规范性原则：填写应符合既定的格式要求，字迹清晰（若为手写），用词规范，标点正确。对于特定栏目，如日期、金额等，应有统一的填写标准。

5.及时性原则：记录应在招投标活动发生的当时或稍后立即进行，避免因时间推移导致记忆模糊或信息遗漏，确保记录的鲜活度与准确性。

二、核心填写规范

（一）项目基本信息栏

项目基本信息是记录表的“脸面”，是识别招投标活动所属项目的关键。

*项目名称：应与立项批复、招标文件等官方文件完全一致，不得缩写或使用俗称。若项目有全称和简称，首次出现时用全称并注明简称，后续可使用简称。

*项目编号：需准确填写招标代理机构或招标人编制的唯一项目编号，确保与招标文件编号一致。

*招标方式：明确填写公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等法定招标方式，不得含糊。

*招标内容/标段：清晰描述本次招标的具体内容、范围及所涉及的标段划分（若有），应与招标文件对应章节一致。

*招标人/代理机构信息：准确填写名称、联系人及联系方式，确保信息畅通。

（二）投标人信息记录

此部分是对参与投标主体资格的初步记载。

*投标人名称：必须与投标人营业执照、投标文件所加盖的公章名称完全一致，一字不差。

*法定代表人/授权代表人：记录其姓名，若为授权代表人，还需简要注明授权情况，如“授权代表（XXX）”。

*联系方式：填写投标联系人的有效电话，确保在招投标期间能够及时联系。

*投标保证金：记录投标保证金的递交情况，包括递交时间（以到账时间为准）、金额（需核对是否符合招标文件要求）、递交方式（电汇、保函等）。对于未按要求递交保证金的，应注明。

*投标文件递交：记录投标文件递交的时间（精确到分钟）、份数（正本、副本数量）、密封情况（是否完好，是否按招标文件要求密封）。若有迟到投标文件，需特别注明迟到原因及处理结果。

（三）开标过程记录

开标过程的记录是招投标活动公开透明的直接体现。

*开标时间/地点：准确记录实际开标时间（年月日时分）和地点，若有延期，需注明原计划时间及延期原因。

*主持人/记录人/监标人：明确记录参与开标的关键角色及其所属单位。

*出席人员：除上述关键角色外，还应记录到场的招标人代表、投标人代表、监督人员（若有）等主要参与方。

*唱标记录：这是开标记录的核心。应按照唱标顺序，逐项记录各投标人的投标报价（大小写均需记录，且核对一致）、投标有效期、项目负责人、质量标准、工期（交货期）等招标文件规定的唱标内容。若投标人有投标优惠或折扣，应按招标文件要求的方式如实记录。唱标过程中，如遇投标人对唱标内容有异议，应记录异议内容及处理过程和结果。

*异常情况处理：开标过程中若出现投标文件未密封、逾期送达、投标人不足法定数量等异常情况，需详细记录事件、发生时间、涉及方及最终处理方式和依据。

（四）评标相关信息记录（若适用）

对于需要在记录表中体现的评标环节关键节点信息，应予以准确记载。

*评标委员会组成：记录评标委员会人数、专家来源（如专家库随机抽取、招标人代表等）、主任委员姓名等。

*评标时间/地点：记录评标开始及结束的大致时间和评标地点。

*初步评审/详细评审情况概要：通常不记录详细打分过程，但可记录通过/未通过初步评审的投标人名单及主要原因（如资格不符、投标文件重大偏差等）。对于废标情况，需注明废标依据和废标理由。

*推荐中标候选人：按评标委员会推荐顺序，记录中标候选人名称、投标报价、排序等信息。

（五）其他重要事项记录

*会议纪要要点：若在招投标过程中（如开标前）召开了投标人会议或答疑会，可简要记录会议主要结论和答疑内容。

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