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20X5中国（上海）智能装备与工业自动化展览会承办实践效能报告

一、展会项目概况

（一）基本信息

本次展会全称为“20X5中国（上海）智能装备与工业自动化展览会”，由中国机械工业联合会、上海市工业经济联合会联合主办，上海XX会展服务有限公司全程承办，于20X5年5月10日-12日在上海国家会展中心（虹桥）举办。展会聚焦智能装备、工业机器人、自动化控制系统、工业软件、数字工厂解决方案五大核心领域，展览面积共计32000平方米，设置标准展位1680个（含特装展位620个），吸引境内外参展企业432家，专业观众累计达5.8万人次，同期举办主题论坛、技术研讨会、新品发布会等配套活动12场。

（二）核心目标

1.产业层面：搭建国内外智能装备与工业自动化领域的技术交流、成果展示与商贸对接平台，推动行业上下游资源整合，助力长三角地区智能制造产业升级；

2.企业层面：帮助参展企业拓展市场渠道、提升品牌知名度，促成供需双方精准对接，目标达成意向合作金额不低于8亿元；

3.承办层面：检验公司在大型专业展会策划、执行、运营全流程的服务能力，优化展会承办标准化体系，提升客户满意度至90%以上。

二、展会筹备与执行工作情况

（一）组织架构搭建与职责分工

为保障展会高效推进，承办方于20X4年12月成立专项工作小组，构建“总负责人-部门负责人-执行专员”三级管理架构，明确各模块职责：

1.项目统筹部：由公司副总经理担任总负责人，负责整体进度把控、跨部门协调及重大事项决策，制定《展会执行总方案》及应急预案，每周组织召开项目推进会，累计协调解决场地档期冲突、主办单位需求调整等问题17项；

2.招商招展部：配备专员28人，按区域（华东、华北、华南、西北、境外）及行业（智能装备、工业机器人等）划分小组，制定“一对一”客户开发计划，通过电话邀约、实地拜访、行业协会推荐等方式拓展参展企业，累计触达潜在客户1200余家，完成432家企业的签约入驻及展位分配；

3.宣传推广部：联合行业媒体（《中国机械工程》《工业自动化》等23家）、大众媒体（上海卫视、东方网等8家）及新媒体平台（微信公众号、抖音、LinkedIn等），构建“线上+线下”宣传矩阵。线上发布展会预告、企业专访、展品亮点等内容156条，累计曝光量达2800万次；线下在长三角地区12个工业产业园投放户外广告，组织“展会进园区”推广活动5场；

4.场地与搭建部：提前3个月与上海国家会展中心对接场地租赁事宜，明确展位布局、水电供应、消防安全等要求，绘制《展位平面布局图》并经主办单位及消防部门审核通过；协调18家搭建商完成特装展位设计与搭建，安排专员全程监督搭建进度与安全，确保所有展位在开展前1天（5月9日）18:00前完成验收；

5.观众组织部：针对专业观众（制造企业采购负责人、技术工程师、科研机构人员等）制定定向邀请方案，通过行业协会数据库发送邀请函3.2万份，联合参展企业邀请其下游客户参会，开通“观众预登记通道”，提供免费门票、VIP休息室、专属对接服务等福利，预登记观众达2.1万人次，占总观众数的36.2%；

6.后勤保障部：负责参展商与观众的住宿、交通、餐饮服务，与周边12家酒店签订合作协议，提供协议价房间2800间，累计服务参展商住宿需求1600余人次；协调5条接驳专线（连接地铁站、机场、主要酒店），每日发车32班次，运送观众及参展商1.2万人次；在展馆内设置餐饮区6处、饮水点15处、医疗服务站2处，配备保洁人员80人、安保人员65人，保障展会期间环境整洁与人员安全。

（二）关键节点推进情况

本次展会筹备周期共计5个月，严格按照以下关键节点推进，未出现重大延误：

1.20X4年12月-20X5年1月：完成主办单位签约、场地租赁、组织架构搭建，确定展会主题与展区划分；

2.20X5年2月-3月：招商招展工作启动，完成60%展位销售，同步启动宣传推广与观众预登记；

3.20X5年4月1日-4月30日：完成所有展位销售，确认参展企业展品清单，审核特装展位设计方案，组织搭建商进场培训；

4.20X5年5月7日-5月9日：展馆进场搭建、展品运输与摆放，完成场地清洁、设备调试（音响、LED屏、网络等）；

5.20X5年5月10日-5月12日：展会正式开展，每日开展前1小时完成场馆巡查，期间实时处理参展商与观众诉求；

6.20X5年5月13日-5月15日：展品撤展、场地复原，完成参展商满意度调研与项目复盘。

（三）配套活动执行情况

同期举办的12场配套活动均顺利完成，具体包括：

1.主题论坛“智能制造赋能产业高质量发展”：邀请中国工程院院士、知名企业CEO等10位嘉宾演讲，吸引听众800余人，现场设置互动问答环节，收集行业痛点问题32条；

2.技术研讨会“工业机器人与自动化控制技术创新