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周例会跨科室协作制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司跨科室周例会运作，打破部门壁垒，明确协作职责，提升跨科室工作协同效率，保障公司整体战略目标及阶段性任务高效落地，解决跨科室协作中的信息不对称、责任不明确、进度滞后等问题，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有职能科室（含业务部门、支持部门及管理部门），涉及跨科室协作的项目、任务及需多科室共同参与解决的问题，均需通过本制度规定的周例会机制推进。

第三条基本原则

1.目标导向原则：周例会需围绕公司阶段性目标、跨科室协作任务进度及待解决问题展开，确保会议内容聚焦核心需求，避免无意义讨论。

2.高效务实原则：会议需严格控制时长，明确议题优先级，倡导“议而有决、决而有行、行而有果”，杜绝形式化会议。

3.责任明确原则：所有会议决议需明确责任科室、责任人及完成时限，确保协作任务可追溯、可考核。

4.信息共享原则：参会科室需主动同步相关工作进展、资源需求及潜在风险，保障跨科室信息实时、准确传递。

5.协同配合原则：各科室需以公司整体利益为导向，主动配合协作任务，不得因科室利益推诿责任，确保协作流程顺畅。

第二章组织架构及职责

第四条组织架构

跨科室周例会实行“领导小组统筹+执行小组落地”的双层管理架构，具体如下：

1.会议领导小组：由公司总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，各科室负责人为成员，负责统筹会议方向、审批重大协作决议、协调跨科室资源冲突。

2.会议执行小组：由公司办公室（或指定牵头部门）负责人担任组长，成员包括会议主持人、记录员及各科室指定的协作联络员，负责会议的组织、筹备、记录、决议跟踪及资料归档。

第五条各角色职责

（一）会议领导小组职责

1.审定跨科室周例会的召开频率、核心议题方向及重大协作规则；

2.审批涉及多科室资源调配（如人力、资金、设备等）的会议决议；

3.协调解决跨科室协作中的重大矛盾（如职责边界不清、资源争夺等）；

4.监督会议决议的整体落实情况，对长期未解决的协作问题提出整改要求；

5.根据公司战略调整，修订本制度中与实际需求不符的条款。

（二）会议执行小组职责

1.组长（办公室/牵头部门负责人）：

每周四17:00前收集各科室待协作议题，梳理议题优先级，确定会议议程；

协调会议时间、地点（含线上会议平台），通知参会人员；

审核会议记录及决议事项，确保内容完整、责任明确；

跟踪会议决议的落实进度，对逾期未完成的任务进行预警；

每月底汇总周例会协作成果及问题，向领导小组汇报。

2.会议主持人：

严格按照会议议程控制会议节奏，确保会议在规定时长内完成（单次会议不超过90分钟）；

引导参会科室围绕议题展开讨论，避免偏离主题或过度争论；

协调参会人员发言顺序，确保各科室充分表达意见，尤其关注协作需求方的诉求；

组织参会人员对议题形成统一决议，明确责任科室、责任人及完成时限；

会议结束前总结核心决议，确认各科室对任务的理解无偏差。

3.会议记录员：

提前准备会议签到表、议题资料及记录模板；

准确记录会议时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、议题内容、讨论过程及最终决议；

会议结束后2小时内整理会议纪要，经主持人审核后，发送至所有参会人员及领导小组；

建立会议资料档案，按“年份-月份-周次”分类归档会议纪要、议题资料及决议跟踪表。

4.科室协作联络员：

每周四15:00前收集本科室跨科室协作需求、待解决问题及相关工作进展，提交至执行小组；

代表本科室参加跨科室周例会，准确传达本科室意见，反馈协作资源及能力限制；

会议后1小时内将会议决议及本科室需落实的任务同步至科室负责人及相关执行人员；

跟踪本科室协作任务的落实进度，每周例会前向执行小组反馈任务进展（含已完成、进行中、逾期原因）；

协助本科室负责人协调内部资源，确保协作任务按时完成。

（三）各科室负责人职责

1.指定本科室协作联络员，明确联络员的工作权限及责任；

2.每周四12:00前审核本科室待提交的协作议题及资料，确保议题真实、合理且符合公司整体目标；

3.若无法参会，需委托科室副职或联络员代为参会，并提前1天告知执行小组；

4.审核本科室需落实的会议决议，协调内部资源（如人力、时间、工具等），确保任务按时推进；

5.对本科室协作任务逾期或出现问题的情况，及时分析原因，制定整改措施，并向领导小组汇报；

6.主动配合其他科室的合理协作需求，不得无故拒绝或拖延。

第三章会议流程规范

第六条会前准备（每周四-周五）

1.议题收集与梳理（周四10:00-17:00）：

各科室联络员通过企业OA系统或指定协作平台，提交本科室跨科室协作议题（需注明议题背景、协作需求、涉及科室、期望成果及初步解决方案）；

执行小组组长对收集的议题进行分类（如