采购到货验收单通用填写示例.docVIP

采购到货验收单通用填写指南及示例

一、采购到货验收单的应用场景与核心价值

采购到货验收单是企业采购流程中关键的质量与数量控制工具，广泛应用于各类货物（原材料、设备、办公用品、服务等）抵达后的验收环节。其核心价值在于：通过规范化的验收流程，保证到货物资的数量、质量、规格等与采购订单一致，明确采购方、供应商、仓库等多方责任，避免后续纠纷，为企业资产安全和成本控制提供保障。无论是生产型企业对原材料的入库验收，还是贸易公司对商品的入库核对，抑或是行政部门的办公用品清点，均需通过此单据实现“验收有依据、责任可追溯”。

二、采购到货验收单填写步骤详解

（一）验收前准备：资料与工具齐备

收集基础文件：提前获取并核对《采购订单》《送货单》《产品技术规格书》或《质量检验标准》，保证验收依据明确。若采购合同中对验收有特殊约定（如抽检比例、第三方检测要求等），需一并准备。

准备验收工具：根据物料特性配备相应工具，如卷尺、卡尺（尺寸测量）、电子秤（重量核对）、万用表（设备功能测试）、光照度计（灯具类产品检测）等，保证测量数据准确。

组建验收小组：对于重要物资（如大型设备、关键原材料），需由采购员、仓库管理员、使用部门代表（如生产部、设备部）共同参与验收；常规物资可由仓库管理员主导，采购员配合。

（二）现场验收：逐项核对与记录

数量核对：

以《采购订单》约定的“交货数量”为基准，与《送货单》标注数量进行初步比对，确认送货总量是否一致。

逐件清点实物，避免“短装”（数量不足）或“溢装”（数量超出）。对于大宗散货（如砂石、化工原料），需采用过磅、容积换算等方式精准计量，并记录毛重、皮重、净重。

规格型号与外观检查：

核对物料名称、规格型号、品牌、生产日期/批号、保质期等信息是否与《采购订单》完全一致，防止“错发”“混发”（如订单要求“型号A-001”，实际到货“A-002”）。

检查外包装是否完好，有无破损、变形、受潮、污染等情况；对于易碎品（如玻璃制品、精密仪器），需重点查看缓冲填充是否到位，有无运输导致的磕碰痕迹。

质量验证：

感官检验：通过看（颜色、光泽）、闻（气味，如化工原料、食品类）、摸（表面光滑度、硬度）等方式初步判断质量是否异常。

工具检测：使用专业工具测量关键参数（如尺寸偏差、重量误差、电阻值等），保证符合技术规格要求。

文件核对：查验供应商提供的《产品合格证》《检验报告》《进口报关单》等随货文件是否齐全、有效，对于特种设备（如压力容器、电梯），需确认是否附带《安全检验合格证》。

（三）问题处理：不合格物资的规范记录

问题分类与记录：

若验收中发觉数量不符、外观破损、质量不达标等问题，需立即与送货人员现场沟通，并在验收单“质量问题描述”栏详细记录：

数量不符：注明“短装X件（订单100件，实到95件）”“溢装Y件（订单50件，实到52件）”；

外观问题：注明“包装破损导致3件产品外壳划伤”“标签模糊无法识别生产批号”；

质量问题：注明“尺寸偏差（标准要求±0.5mm，实测+1.2mm）”“通电测试无显示（电压正常情况下）”。

同时对问题货物拍照或录像留存证据，照片需清晰体现问题部位、货物全景及送货单/采购订单信息。

明确处理方案：

合格：在“验收结果”栏勾选“合格”，填写实际验收数量，双方签字确认。

不合格：勾选“不合格”，注明处理方式（“拒收，全数退回”“部分接收，折价X%”“限期更换，X月X日前补送”），并通知采购员*联系供应商协商后续事宜（如退货、换货、索赔等）。

待判定：对于需专业检测或内部讨论的复杂问题（如隐蔽性质量缺陷），勾选“待判定”，注明“已取样送检，结果待出”，暂停货物入库，直至问题明确。

（四）签字确认：多方联签与单据流转

参与方签字：

验收方：仓库管理员（对数量、外观负责）、使用部门代表（对质量、适用性负责）、采购员*（对订单一致性负责）需在验收单上签字确认，保证各方对验收结果无异议。

供应商方：送货人*需在“供应商代表签字”栏签字，确认验收结果及问题处理方案，避免后续争议。

单据流转：

验收完成后，将验收单（至少一式三份）及时分发至：仓库（作为入库依据）、财务（作为付款凭证）、采购部（作为供应商履约考核依据）；供应商联由送货人员带回，留存备查。

三、采购到货验收单模板示例

采购到货验收单

基本信息

验收单编号

CGYS-2024-05

验收日期

2024年8月20日

供应商名称

科技有限公司

采购订单编号

PO001

送货单号

SD-20240820001

收货仓库

一号仓

采购员*

验收员*

送货人*

货物明细

规格型号

单位

采购数量

到货数量

验收数量

单价（元）

金额（元）

质量描述

验收结果

服务器主机

R740-16G/1T

台

5

5

5

15,000.00

75,000.00

外观