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人事档案管理系统使用手册

前言

欢迎使用本单位人事档案管理系统。本手册旨在为系统用户提供全面、详细的操作指引，帮助您快速掌握系统功能，高效、规范地完成人事档案管理相关工作。请在使用系统前仔细阅读本手册，并建议将其作为日常操作的参考资料。本手册将随着系统的更新迭代进行相应修订，请留意必威体育精装版版本。

1.1手册目的

本手册旨在指导系统用户（包括档案管理员、人力资源部门相关人员及其他授权用户）正确、高效地使用人事档案管理系统，确保人事档案信息的准确、安全与完整，提升档案管理工作的数字化、规范化水平。

1.2适用对象

本手册适用于所有经授权使用本单位人事档案管理系统的用户。用户应具备基本的计算机操作能力及网络环境访问权限。

1.3重要注意事项

数据必威体育官网网址原则：人事档案信息属于敏感数据，用户在使用系统过程中，必须严格遵守国家及本单位关于档案管理和数据必威体育官网网址的各项规定，严禁泄露、传播或用于非工作目的。

操作规范：请按照本手册指引及单位相关管理制度进行操作，确保档案信息的准确性和操作的合规性。

账号安全：妥善保管个人账号及密码，定期更换密码，严禁转借他人使用。如发现账号异常，请立即联系系统管理员。

系统维护：系统定期进行维护升级，届时可能会暂停服务，相关通知将提前发布，请用户留意并合理安排工作。

2.系统概述与准备

2.1系统主要功能模块简介

本人事档案管理系统主要包含以下核心功能模块：

档案材料管理：各类档案材料的上传、扫描、分类、关联及查看。

档案流转管理：档案的借阅、归还、转出、接收等流程的记录与审批。

查询统计分析：提供多条件组合查询、档案数据统计及报表生成功能。

系统管理：用户权限配置、部门管理、数据字典维护等（通常为管理员权限）。

2.2系统运行环境要求

硬件环境：

处理器：主流多核处理器

内存：建议不少于4GB

硬盘：留有足够存储空间，建议系统所在分区剩余空间不少于20GB

网络：稳定的局域网或互联网连接

若涉及档案扫描，需配备符合要求的扫描仪及相应驱动。

软件环境：

操作系统：Windows7/10/11等主流Windows操作系统

浏览器：推荐使用Chrome（版本XX及以上）、Edge（版本XX及以上）或Firefox（版本XX及以上）等现代浏览器，建议开启JavaScript功能并禁用不必要的插件。

办公软件：如需查看或编辑档案相关附件（如Word、Excel、PDF等），请确保已安装相应的应用软件。

2.3账号与初始登录

账号获取：用户账号由系统管理员统一创建并分配。您将收到包含初始账号和密码的通知（通常通过安全渠道）。

首次登录：

1.打开浏览器，在地址栏输入系统提供的访问网址，进入系统登录页面。

2.在登录界面输入您的用户名（账号）和初始密码。

3.系统功能操作指南

3.1个人信息中心

登录系统后，点击页面右上角的用户名或头像，可进入“个人信息中心”。

查看个人信息：在此页面可查看当前登录用户的基本信息，如姓名、部门、角色等。

消息通知：查看系统发送的相关通知、待办事项提醒等。

3.2档案信息管理

档案信息管理是系统的核心功能模块，主要用于员工档案的全生命周期管理。

3.2.1档案录入与新建

当有新员工入职或需要为历史员工补建电子档案时，可进行档案新建操作：

1.在左侧导航菜单中，选择“档案信息管理”下的“档案录入”或“新建档案”功能。

2.系统将展示档案信息录入表单，表单通常包括员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等）、学历学位信息、工作经历、家庭成员信息、奖惩情况、职称评定、培训经历等。

3.请根据实际情况，准确、完整地填写各项信息。带“*”号的为必填项。

4.部分信息项可能提供下拉选择框（如政治面貌、学历等），请从中选择规范选项。

5.填写完毕后，仔细核对信息无误，点击“保存”按钮。若需继续录入下一份档案，可点击“保存并新增”。

当员工信息发生变更（如职称晋升、学历提升、联系方式变更等）时，需及时对档案信息进行更新：

3.2.3档案查询与浏览

系统提供多种查询方式，帮助用户快速定位所需档案：

1.简单查询：在档案管理模块的首页或指定查询区域，通常有一个简单查询框，可输入姓名、身份证号等关键信息进行模糊或精确查询。

2.高级查询：点击“高级查询”或类似按钮，展开多条件查询面板。可根据部门、入职日期、学历、政治面貌等多个条件组合进行精准查询。设置好条件后点击“查询”或“有哪些信誉好的足球投注网站”。

3.查询结果处理：查询结果通常以列表形式展示。可对列表进行排序（如按姓名、入职日期）、每页显示条数设置。点击列表中的某条记录，可进入该员工的档案详情页面，查看完整档案信息。

4.档案浏览：在档案列表或详情页面，可通过“上一条”、“下一条”等按钮顺序浏览档案