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中药材采购合同规范及操作指南

在中药材贸易活动中，一份规范、严谨的采购合同是保障交易双方合法权益、明确责任义务、减少纠纷的关键法律文件。鉴于中药材的特殊性——其品质受品种、产地、采收时间、加工方法、储存条件等多重因素影响，采购合同的规范化尤为重要。本文旨在结合中药材行业特点，从合同的前期准备、核心条款、履行管理及风险防范等方面，提供一份具有实操性的采购合同规范与操作指南，助力行业同仁提升合同管理水平。

一、合同签订前的审慎准备

合同的规范始于交易前的充分准备。在正式签订合同前，采购方与供应方均需进行必要的尽职调查与信息确认，为合同的顺利签订和履行奠定基础。

1.1供应商资质审查与评估

采购方应对潜在供应商进行全面的资质审查。这包括但不限于：供应商的营业执照、药品经营许可证（或中药材GAP基地认证、中药材专业合作社相关证明等）、生产经营范围是否包含所采购的中药材品种。对于经营毒性中药材、濒危保护中药材的供应商，还需审查其是否具备相应的特殊经营许可。此外，供应商的商业信誉、生产能力、质量保障体系、供货稳定性及既往合作历史也是重要的评估指标。必要时，可进行实地考察，核实其生产加工条件、仓储能力及质量控制流程。

1.2采购需求的明确与标准化

采购方需清晰、具体地界定采购需求，这是合同条款拟定的基础。核心内容包括：

*品种确认：使用规范的中药材名称，最好同时注明拉丁学名，避免俗名、地方名造成的混淆。例如，“白术”应明确是“白术（*Atractylodesmacrocephala*Koidz.）”还是其近似品种。

*规格等级：明确药材的规格，如统货、选货、切段、切片、去皮与否等；等级需参照国家、行业标准或双方约定的具体标准，如《中国药典》一部、相关中药材商品规格等级标准等。

*炮制要求：如需炮制品，应明确炮制方法（如酒制、醋制、麸炒等）及质量要求，参照《中国药典》炮制通则或双方确认的炮制规范。

*产地与基原：许多中药材具有道地性，产地直接影响药材质量和价格，应明确约定。基原（即植物来源或动物来源）对于保证药材真伪至关重要。

*采收与加工时间：约定适宜的采收期和规范的初加工方法，以确保药材有效成分含量和品质。

1.3质量标准的预确认

双方应在合同签订前，就所采购中药材的质量标准达成一致。这是合同的核心内容之一，应尽可能详尽、可操作。质量标准应包括感官指标（形状、颜色、气味、质地等）、理化指标（如水分、灰分、浸出物、有效成分含量等，参照《中国药典》或其他法定/约定标准）、卫生学指标（如微生物限度、重金属及有害元素、农药残留、黄曲霉毒素等限量要求）以及杂质限度等。对于无法通过文字精确描述的，可约定封样留存，作为验收依据。

二、合同核心条款的规范设定

一份完善的中药材采购合同应包含以下核心条款，各条款的设定需力求明确、具体、无歧义。

2.1当事人基本信息

合同首部应清楚列明采购方（需方）与供应方（供方）的全称、统一社会信用代码、法定代表人（或授权代表人）、住所地、联系方式（包括经办人及联系方式）等信息，确保主体资格合法有效。

2.2产品详情

*品名：准确的中文名称及拉丁学名。

*规格等级：明确约定，如“一等”、“统货”、“切段（2-4cm）”等。

*产地：具体到省、市、县甚至乡镇，如“浙江杭州产杭白芍”。

*数量：明确计量单位（如公斤、吨、件）和总数量。可约定合理的数量浮动范围（如±X%）。

*炮制规格（如适用）：如“酒萸肉”、“麸炒白术”。

*包装规格：包装材料（如编织袋、纸箱、木箱等，需符合药用要求，避免污染）、每包装单位重量或数量。

2.3质量标准与验收

*质量标准：明确所依据的标准，如“符合《中国药典》XXXX年版一部第XX页项下有关规定”，并可在此基础上约定更严格的内控标准或补充标准。

*验收依据：除书面标准外，可约定以双方共同封存的样品为验收依据之一。封样应注明样品信息、封样日期、双方签字，并妥善保管。

*验收方式与内容：包括感官检验、性状鉴别、水分测定、杂质检查等。对于需要实验室检测的项目（如有效成分、重金属等），应明确检测机构资质要求、检测项目、检测方法及合格判定标准。

*验收时间与地点：约定在供方仓库还是需方仓库验收，或双方约定地点。明确提出异议的期限，如“需方在收到货物后X日内完成外观及数量验收，X日内完成实验室关键项目检测，如有异议应在此期限内书面提出，逾期视为验收合格”。

*验收不合格处理：明确验收不合格的情形及处理方式，如退货、换货、降级降价、解除合同等，并约定相关费用及损失的承担方。

2.4价格与结算

*单价：明确单价及计价单位，如“XX元/公斤”。单价是否含税（明确税率及发票类型，如增值税专用发票）