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企业合同管理流程及风险防控模版

企业合同管理流程及风险防控指南

在现代商业活动中，合同是企业之间权利义务关系的基石，也是企业运营风险的重要源头。一套科学、规范的合同管理流程，辅以有效的风险防控机制，是企业稳健经营、保障合法权益的关键。本文旨在梳理企业合同管理的核心流程，并就各环节常见风险点及防控策略进行阐述，以期为企业提供具有实操性的指引。

一、合同管理的基本原则

企业在进行合同管理时，应始终遵循以下基本原则，以确保管理工作的方向正确和高效：

*合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规的强制性规定，这是合同有效性的前提。

*审慎性原则：对待合同的每一个环节都应保持高度谨慎，充分预估潜在风险，避免因疏忽或侥幸心理导致损失。

*效益性原则：在风险可控的前提下，追求合同的商业价值最大化，平衡成本与收益，促进企业经营目标的实现。

*权责对等原则：明确合同管理各参与方的权利与责任，确保流程顺畅，责任到人。

*全过程管理原则：从合同的初步意向、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止直至归档，进行全生命周期的跟踪与管理。

二、企业合同管理流程

（一）合同准备阶段

合同准备是合同管理的起点，其质量直接影响后续环节。

1.业务需求与立项：业务部门根据经营需要，提出合同订立需求，并进行初步的可行性分析与立项。明确合同的标的、数量、质量、履行期限、预算等核心要素。

2.合作方筛选与初步接洽：对潜在合作方进行初步筛选，了解其基本情况、商业信誉、合作意愿等。可通过行业口碑、初步沟通等方式进行。

3.合作方尽职调查：

*重要性：这是风险防控的第一道关口。对于重大或长期合作项目，应对合作方进行较为全面的尽职调查。

*主要内容：包括但不限于合作方的法律主体资格（如营业执照、公司章程、相关资质许可）、股权结构、经营状况、财务状况、涉诉情况、履约能力、商业信誉等。可要求对方提供相关证明文件，并通过企查查等公开信息平台进行交叉验证。

（二）合同谈判与起草阶段

1.谈判策略与方案：业务部门牵头，必要时法务、财务等部门参与，制定谈判策略和底线，明确谈判重点和优先级。

2.合同文本选择与起草：

*优先使用企业发布的标准合同文本或行业通用示范文本，以提高效率并降低风险。

*如无标准文本，由业务部门或法务部门根据谈判成果和交易特点起草。起草时应确保条款完整、逻辑清晰、权利义务明确、语言严谨。

*核心条款：标的条款、数量与质量条款、价款或报酬条款、履行期限地点方式条款、违约责任条款、争议解决条款等，必须精心设计。

3.风险点关注：此阶段应重点关注对方法律地位是否真实有效、履约能力是否充足、知识产权归属与侵权风险、必威体育官网网址义务等。

（三）合同审核与审批阶段

这是确保合同合法合规、防范风险的关键环节。

1.部门审核：

*业务部门：对合同的商业可行性、合作方选择、核心商务条款的真实性和准确性负责。

*法务部门/法律顾问：对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务平衡性、违约责任明确性、争议解决方式的合理性等进行法律审核。

*财务部门：对合同的付款方式、金额、税务处理、财务风险等进行审核。

*其他相关部门：如涉及技术，应由技术部门审核技术标准和服务要求；涉及人力资源，应由人力资源部门审核相关用工条款等。

3.审批流程：根据合同的性质、金额、重要程度等，按照企业内部规定的审批权限和流程进行逐级审批。审批人应对其审批范围内的内容负责。

（四）合同签署与用印阶段

1.签署前确认：在正式签署前，业务部门或法务部门应再次核对合同文本与最终审核通过版本是否一致，合作方签约代表的授权情况等。

2.签署规范：合同应经双方法定代表人或授权委托代理人签字并加盖单位公章或合同专用章。确保签字盖章清晰、规范。

3.合同份数：根据实际需要确定合同签署份数，一般至少双方各执一份，重要合同可多备几份用于存档、履行等。

（五）合同履行与监控阶段

合同的履行是实现合同目的的核心环节，也是风险易发多发阶段。

1.履约计划与交底：业务部门应制定详细的履约计划，明确内部责任人和时间节点，并将合同主要条款、履行要求等向相关执行人员进行交底。

2.履约跟踪与记录：

*密切跟踪合同履行情况，包括己方义务的履行（如按时付款、提供服务）和对方义务的履行（如按时交货、质量达标）。

*建立合同履行台账，对重要的履行节点（如付款日、交货日）进行提醒，对履行过程中的沟通、通知、函件往来、验收凭证等进行完整记录和保存。

3.合同变更与解除：如因客观情况发生变化需要变更或解除合同，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，履行相应的审核审批程序。

4.违约处理