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采购合同管理规范（签订/履行/纠纷处理）

第一章总则

1.1目的

为规范公司采购合同管理流程，明确采购合同在签订、履行、纠纷处理各环节的操作标准，防范合同风险，保障公司合法权益，降低采购成本，提高采购效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合公司实际经营情况，制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有因生产经营、办公运营、项目建设等需求而开展的采购活动所涉及的合同管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购、办公用品采购等。公司各部门（以下简称“采购需求部门”）、采购管理部门、财务部门、法务部门及合同履行相关责任部门，均需严格遵守本规范。

1.3管理原则

1. 合法性原则：采购合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理，均需符合国家法律法规及行业监管要求，确保合同内容合法、有效。

2. 审慎性原则：在合同签订前，需对供应商资质、履约能力、市场行情等进行全面调研；合同履行过程中，需实时跟踪进度，及时发现并防范风险；纠纷处理时，需优先采取协商、调解等温和方式，避免扩大损失。

3. 权责明确原则：明确采购管理部门、采购需求部门、财务部门、法务部门在合同管理各环节的职责，避免出现权责交叉或管理空白。

4. 全程管控原则：对采购合同从立项、谈判、签订、履行、验收、结算到归档的全生命周期进行管控，确保每个环节可追溯、可监督。

第二章采购合同签订管理

2.1签订前准备工作

2.1.1供应商准入与评估

采购管理部门需建立供应商准入机制，对潜在供应商进行资质审核与综合评估，评估结果作为是否合作的重要依据。供应商评估需包含以下内容，具体评估标准详见表2-1《供应商评估指标及标准表》。

表2-1供应商评估指标及标准表

评估维度

评估指标

评估标准

权重

评分方式（100分制）

资质合规性

营业执照、经营许可证

证件齐全、在有效期内，经营范围覆盖采购需求

20%

证件齐全且有效得15-20分；证件不全或过期不得分

特殊行业资质（如生产许可证、ISO认证）

涉及特殊行业（如食品、医疗、特种设备）需提供对应资质，且资质有效

15%

具备对应资质得10-15分；无资质不得分

履约能力

生产/服务能力

具备满足采购需求的生产规模、设备设施或服务团队，可提供近1年业绩证明

25%

业绩丰富、能力远超需求得20-25分；能力基本满足需求得10-19分；能力不足得0-9分

供货周期/服务响应速度

可承诺的供货周期或服务响应时间符合公司要求（如常规采购≤7天，紧急采购≤3天）

15%

周期/响应速度优于要求得12-15分；符合要求得8-11分；不符合要求不得分

财务状况

近1年财务报表（资产负债表、利润表）

资产负债率≤60%，净利润为正，无重大财务风险

15%

财务状况良好得12-15分；财务状况一般得6-11分；存在风险不得分

信誉口碑

行业口碑、客户评价

无不良合作记录（如违约、投诉），可提供3家以上客户推荐信

10%

口碑良好、无不良记录得8-10分；有轻微不良记录得4-7分；有严重不良记录不得分

2.1.2采购需求确认与文件准备

采购需求部门需提交《采购需求申请表》，明确采购标的、规格型号、数量、质量标准、交付时间、验收要求等核心信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，提交至采购管理部门。采购管理部门需根据审批通过的《采购需求申请表》，制定采购方案，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等），并准备谈判文件、合同草案等资料。

2.2合同谈判

2.2.1谈判团队组建

采购管理部门牵头组建谈判团队，团队成员需包含采购专员、采购需求部门代表（技术/业务负责人）、法务专员（涉及重大合同或复杂条款时），必要时可邀请财务专员参与（涉及价格、付款条款谈判时）。谈判团队需提前制定谈判策略，明确谈判目标（如价格上限、付款周期、质量保证金比例等）。

2.2.2谈判内容与记录

谈判需围绕合同核心条款展开，包括但不限于标的描述、数量、质量标准、价格、付款方式、交付时间与地点、验收方式、违约责任、争议解决方式等。每次谈判需安排专人记录《谈判记录表》，记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识及未解决的问题，谈判结束后由双方参与人员签字确认，具体格式详见表2-2《采购合同谈判记录表》。

表2-2采购合同谈判记录表

谈判编号

PCN-202X-XXX

谈判日期

202X年XX月XX日

采购项目名称

XX原材料采购项目

谈判地点

公司会议室A/线上会议（腾讯会议号：XXX）

我方参与人员

采购专员：XXX；需求部门代表：XXX；法务专员：XXX

对方参与人员

供应商代表：XXX