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采购管理流程与规范文档

一、采购管理的应用范围与核心目标

采购管理是企业运营体系中的关键环节，其应用范围覆盖所有需要外部资源获取的组织场景，包括但不限于制造业原材料采购、服务业服务外包采购、商业企业商品采购、及事业单位物资采购等。不同行业的采购侧重点虽存在差异（如制造业侧重供应链稳定性，服务业侧重服务响应效率），但核心目标均围绕“降本、增效、合规、保供”展开。

具体而言，采购管理的核心目标体现在四个维度：一是保障供应，保证生产经营所需物料、服务在需要的时间、地点以合理的数量到位；二是控制成本，通过科学比价、批量采购、供应商谈判等方式降低采购总成本；三是保证合规，遵守企业内部制度及外部法律法规（如招投标法、反商业贿赂规定），防范采购风险；四是提升效率，优化流程节点，缩短采购周期，避免资源浪费。

本规范适用于企业内部采购部门、需求部门、财务部门、仓储部门等相关岗位，旨在通过标准化流程与工具实现采购活动的规范化、透明化管理，支撑企业战略目标的达成。

二、采购全流程操作步骤详解

采购管理需遵循“需求导向、流程规范、责任到人、全程留痕”原则，分为需求识别与提报、需求审批、供应商寻源与选择、采购订单、订单执行与跟踪、货物/服务验收、发票审核与付款七个核心步骤。各环节需明确责任部门、输入输出及关键控制点，保证流程闭环。

（一）需求识别与提报：采购活动的起点

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目组等）

输入：生产经营计划、部门工作计划、物料消耗数据、库存预警信息等

输出：《采购申请单》及相关附件（技术参数、图纸、规格说明等）

操作步骤：

需求发起：需求部门根据实际业务需求（如生产缺料、设备维修、办公用品消耗等），识别采购需求，明确所需物料/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间等关键要素。

示例：生产部根据生产计划，需采购A型号钢材10吨，材质要求Q235B，厚度10mm，交货期需在15日内。

填写申请单：通过企业ERP系统或线下《采购申请单》（见表1模板）提交需求，附件中需包含详细技术参数（如国标号、功能指标、验收标准等），避免模糊描述（如“一批钢材”“优质办公椅”）。

需求初审：需求部门负责人审核申请的合理性，重点核对需求与业务计划的匹配度、数量计算的准确性，签字确认后提交采购部。

关键控制点：需求部门需保证采购需求的必要性，避免过量采购或重复采购；技术参数需清晰、可量化，为后续供应商选择及验收提供依据。

（二）需求审批：分层授权与预算控制

责任部门：需求部门负责人、采购部、财务部、分管副总/总经理

输入：《采购申请单》及附件

输出：审批通过的《采购申请单》

操作步骤：

分级审批设置：根据采购金额、物料重要性设置审批权限（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人审批→采购部审核

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购部→财务部（预算审核）→分管副总

金额＞50000元：需求部门负责人→采购部→财务部→分管副总→总经理

逐级审批：

采购部审核：核对需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录）、是否有历史库存可调剂、供应商资源是否充足。

财务部审核：重点核查预算匹配度（是否有足够预算、预算科目是否正确）、成本合理性（参考历史采购价或市场价）。

高层审批：对大额或重要采购（如关键设备、战略物资）进行最终决策，评估对企业经营的影响。

审批结果反馈：审批通过后，《采购申请单》返回需求部门并抄送采购部；审批不通过的，需注明原因并退回需求部门整改。

关键控制点：严禁越权审批；预算外采购需提交《预算调整申请表》，经财务总监及总经理审批后方可执行。

（三）供应商寻源与选择：公平竞争与优选机制

责任部门：采购部、需求部门、质检部、审计部（必要时）

输入：审批通过的《采购申请单》、技术参数

输出：《供应商评估报告》《采购订单》

操作步骤：

供应商寻源：

常规采购：从《合格供应商名录》（见表2模板）中选择3家及以上供应商，优先选择合作良好、绩效优秀的供应商。

新供应商开发：通过行业展会、公开招标、网络平台（如巴巴企业采购）、供应商自荐等方式收集供应商信息，要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、3C认证）、产品样品等。

供应商评估：

资质审核：核查供应商营业执照、生产许可证、税务登记证等是否齐全有效，是否在经营范围内。

样品测试：需求部门及质检部对供应商样品进行测试，保证符合技术参数要求（如钢材的拉伸强度、办公椅的承重能力）。

综合评估：采用“评分法”（见表3模板），从价格（30%）、质量（25%）、交付（20%）、服务（15%）、合作历史（10%）五个维度打分，总分≥80分为合格供应商。

确定供应商：

小额采购：采购部根据评估结果直接确定供应商。

大额/重要采购：组织招标会（邀请