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人力资源员工离职管理规范流程

员工离职是组织人才流动的自然现象，规范的离职管理不仅能够保障企业与员工双方的合法权益，维护正常的工作秩序，更能通过审慎处理离职过程，提炼管理改进经验，甚至为未来可能的人才回流埋下伏笔。一套严谨、专业且富有人情味的离职管理流程，是企业人力资源管理成熟度的重要体现。

一、离职申请的提出与初步沟通

当员工萌生离职意向并向直接上级或人力资源部门口头表达时，相关负责人应首先给予理解和尊重，并安排适当时间进行初步沟通。此阶段的核心目标在于了解员工离职的真实原因（如职业发展、薪酬福利、工作环境、家庭因素等），并评估是否存在通过内部调整（如岗位异动、职责优化、发展机会提供等）挽回核心或高潜力人才的可能性。

直接上级在接到员工口头离职意向后，应第一时间与员工进行非正式的、坦诚的交流，倾听其想法，表达对员工过往贡献的认可。若员工去意已决，应引导其按照公司规定提交书面离职申请。书面申请需包含离职人姓名、职位、部门、申请离职日期、预计最后工作日期（通常应符合劳动合同及公司制度规定的提前通知期）以及简明扼要的离职原因。

人力资源部门在获知员工口头或书面离职信息后，应同步与员工及其直接上级进行沟通，确认离职意愿的坚定性，并向员工说明后续离职办理的大致流程和所需注意事项，确保信息传递的准确性和及时性。

二、离职面谈的组织与实施

离职面谈是离职管理中获取真实反馈、改进组织管理的关键环节，应由人力资源部门主导，必要时可邀请员工的直接上级或更高级别的管理者参与。面谈应选择安静、私密的环境，确保员工能够畅所欲言。

面谈前，人力资源专员应准备结构化的面谈提纲，内容可包括但不限于：离职的主要原因（进一步验证和深挖）、对工作岗位、团队氛围、直属上级管理方式、公司管理制度及企业文化的看法与建议、在职期间未得到解决的问题或困惑、对公司未来发展的展望等。面谈过程中，面谈者应保持中立、客观的态度，以倾听为主，鼓励员工坦诚表达，并详细记录面谈要点。对于员工提出的负面意见或尖锐问题，避免当场辩解或承诺，重在理解和收集信息。

面谈结束后，应感谢员工的坦诚分享，并告知其公司会认真对待其所提出的意见和建议。同时，再次明确离职的最后工作日期及后续手续办理要求。

三、离职申请的审批流程

员工提交正式书面离职申请后，进入审批环节。直接上级需根据员工的工作表现、离职原因及团队工作安排，签署意见后提交至部门负责人。部门负责人审核并结合部门整体运作情况签署意见，随后将相关材料递交至人力资源部门。

人力资源部门需对离职申请的完整性、提前通知期的合规性等进行审核，并结合离职面谈情况，提出初步处理意见，按公司规定的审批权限逐级上报。审批过程中，若涉及关键岗位或核心技术人员离职，可能需要更高层级管理者介入评估风险及应对措施。

四、工作交接与知识沉淀

获得批准后，员工应在人力资源部门的指导和直接上级的监督下，开始进行系统的工作交接。这是确保业务连续性、减少因人员变动造成工作断层的核心环节。

工作交接内容应尽可能详尽，通常包括：手头未完成的工作任务进展情况、待办事项清单及优先级、重要客户/供应商资料及关系维护要点、内部重要联系人及协作流程、工作相关的文件资料（电子及纸质）、系统账号密码及操作指南、未结清的财务事项等。为保证交接质量，应指定一名接收人，并由直接上级或指定人员担任监交人。交接双方需共同填写《工作交接清单》，详细列明交接内容、数量、状态等，并经交接人、接收人、监交人三方签字确认。对于复杂或关键岗位的交接，可考虑设置一定的交接过渡期，确保接收人能够充分理解和接手工作。

人力资源部门应在此阶段提醒员工，注意保护公司商业秘密和知识产权，不得带走任何与公司机密相关的资料。

五、离职手续的集中办理

在员工最后一个工作日或双方约定的日期，人力资源部门将为员工办理正式的离职手续。此环节需确保所有离职程序合规、资料完备。

具体手续通常包括：

1.物品清退：交还公司发放的工牌、门禁卡、办公用品、设备（如电脑、手机、钥匙等）、借阅的图书资料等，并由相关部门（如行政部、IT部/think）出具物品已/think清退/think的证明。

2.财务结算：结清员工所有未发放的薪资、奖金、补贴、加班费等，同时核算员工应承担的社保公积金个人部分、借款、赔偿款（如有）等，多退少补。明确薪资发放的具体日期和方式。

3.社保公积金及档案关系：告知员工社保、公积金停缴的起始月份，以及后续转移或接续的办理流程和所需材料。对于档案管理，明确档案转出的条件、流程及联系方式。

4.合同解除与证明开具：双方签署《劳动合同解除/终止协议书》，明确双方权利义务的终结。人力资源部门在员工办妥所有离职手续后，为其开具《解除/终止劳动合同证明书》，该证明应符合法律法规要求，载明劳动合同期限、解除/终止日期、工作岗位