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报销凭证管理培训课件

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汇报人：XX

目录

01

报销凭证概述

02

报销凭证的分类

03

报销凭证的准备

04

报销凭证的审核

05

报销凭证的归档

06

电子报销系统介绍

报销凭证概述

PARTONE

报销凭证定义

报销凭证是具有法律效力的文件，证明了费用支出的合法性和必要性。

凭证的法律效力

报销凭证通常包含日期、金额、用途、经手人等必要信息，以确保凭证的完整性和准确性。

凭证的要素组成

根据性质和用途，报销凭证分为原始凭证、记账凭证等多种类型。

凭证的分类

01

02

03

报销流程简介

员工在完成费用支出后，需填写报销申请表，并附上相关凭证，提交给直属上级审批。

报销申请提交

部门负责人对报销申请进行审核，确认费用的合理性和凭证的真实性后，进行批准。

部门审核与批准

财务部门收到已批准的报销单据后，进行复核，确保所有流程符合公司规定和财务制度。

财务部门复核

经过审核无误后，财务部门将报销款项通过指定方式发放给员工，完成报销流程。

报销款项发放

报销凭证的重要性

凭证作为财务记录的依据

报销凭证是企业财务记录和审计的重要依据，确保每一笔支出都有据可查。

凭证对合规性的保障

合规使用报销凭证能够帮助企业遵守税法和财务规定，避免法律风险。

凭证在预算控制中的作用

通过审查报销凭证，企业能够有效监控和控制预算，优化成本管理。

报销凭证的分类

PARTTWO

按费用类型分类

包括文具、打印纸张、办公设备维护等日常办公所需的费用。

办公费用

01

涉及员工出差时的交通费、住宿费、餐饮费等与差旅直接相关的费用。

差旅费用

02

用于客户或业务伙伴的餐饮、娱乐等招待活动所产生的费用。

招待费用

03

员工参加培训课程、研讨会或购买专业书籍等提升技能的费用。

培训费用

04

按凭证形式分类

纸质凭证包括发票、收据等，是报销中最常见的凭证形式，需妥善保管以备审计。

纸质凭证

01

电子凭证如电子发票、银行转账记录等，便于存储和检索，是现代报销流程中不可或缺的部分。

电子凭证

02

对于无法获取纸质或电子凭证的费用，如出租车票据，拍照保存作为报销凭证是常见做法。

照片凭证

03

特殊凭证说明

01

交通票据

包括飞机票、火车票、出租车票等，需核实票据真实性与行程相符。

02

电子发票

介绍电子发票的识别方法，及其在法律上的有效性确认。

报销凭证的准备

PARTTHREE

准备工作流程

整理并收集所有相关的原始凭证，如发票、收据等，确保每笔支出都有据可依。

收集原始凭证

仔细核对每张凭证的费用明细，确保金额、日期和用途的准确性，避免报销时出现差错。

核对费用明细

根据费用类型对凭证进行分类整理，如交通费、住宿费等，便于后续的报销流程和财务审核。

分类整理凭证

必备材料清单

确保每笔支出都有原始凭证，如发票或收据，以证明费用的真实性和合法性。

原始发票或收据

提供详细的费用支出列表，包括日期、金额、用途等，便于核对和审计。

费用明细表

根据报销类型，可能需要提供合同、协议或其他证明文件来支持报销请求。

相关证明文件

确保所有费用支出都经过了适当的授权和审批流程，附上审批文件作为凭证。

授权审批文件

常见问题及解决方法

若原始凭证遗失，应立即联系相关供应商或服务提供方获取复印件，并附上情况说明。

丢失原始凭证

组织定期培训，提供流程图和操作手册，确保每位员工都能熟悉报销流程。

报销流程不熟悉

使用电子报销系统进行金额核算，减少人为计算错误，并设立复核环节确保准确性。

报销金额计算错误

制定统一的报销单据填写模板，对员工进行填写规范培训，确保单据的规范性和可审核性。

报销单据填写不规范

报销凭证的审核

PARTFOUR

审核流程

01

核对发票信息

检查发票的日期、金额、供应商等信息是否与报销申请表相符，确保凭证的真实性。

02

审查费用合理性

评估报销的费用是否符合公司政策和业务需要，避免不必要的开支。

03

确认签字授权

确保所有报销单据上都有适当的签字和授权，符合公司内部审批流程。

04

交叉核对相关附件

比对报销凭证与相关业务活动的其他证明文件，如会议记录、出差报告等，保证一致性。

审核标准

确保所有报销凭证符合公司财务政策和相关税法规定，避免违规操作。

合规性检查

通过比对发票信息、合同和实际消费记录，验证报销凭证的真实性。

真实性核实

检查报销凭证是否包含所有必要的信息和附件，如日期、金额、签字等。

完整性评估

审核常见错误

在审核过程中，常见错误之一是使用了不合规的发票，如缺少必要信息或过期发票。

不合规发票使用

01

02

员工可能会提交虚假的报销凭证，如夸大费用或伪造票据，以获取不当报销。

虚假报销

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报销项