金融公司传真机使用规范规定.docVIP

金融公司传真机使用规范规定

一、总则

本公司秉持“专业、创新、诚信、共赢”的企业文化，致力于为客户提供优质金融服务。传真机作为公司日常办公中重要的通讯工具之一，为确保其高效、安全、合理使用，特制定本规范规定。本规定旨在通过清晰明确的使用流程与管理要求，提升办公效率，保障信息传递的准确性与及时性，同时体现公司扁平化管理理念，减少不必要的层级阻碍，让员工能够更直接、便捷地获取和使用资源。此外，注重社会效益，确保传真机使用过程中涉及的信息合法合规，不损害社会公共利益。

二、适用范围

本规范规定适用于金融公司全体员工。无论是公司高层管理人员，还是基层业务人员，在使用公司传真机时均需遵守本规定。对于因业务往来需要使用公司传真机的客户，需在公司员工的指导和监督下，参照本规定进行操作。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门：负责传真机的统一采购、安装、维护与报废处理。定期对传真机进行检查和保养，确保设备正常运行。同时，制定传真机使用登记表格，对传真机的使用情况进行记录和统计。

2.信息技术部门：协助行政部门进行传真机的技术支持，如网络连接设置、传真机软件升级等。在传真机出现技术故障时，及时提供维修解决方案或联系专业维修人员进行维修。

3.各业务部门：负责本部门传真机的日常使用，严格按照本规范规定进行操作。指定专人负责本部门传真机的管理，包括接收、发送传真以及对传真文件的整理和归档。

四、管理内容与流程

1.传真机的配备与布局

-行政部门根据公司各部门的业务需求，合理配备传真机。在布局上，充分考虑员工的使用便利性，尽量将传真机放置在各部门相对集中的办公区域，以体现扁平化管理中减少沟通成本的理念。

-对于大型部门或业务量较大的部门，可根据实际情况配备多台传真机，以满足工作需求。同时，确保传真机的型号和功能能够满足公司日常业务的多样化需求，如支持彩色传真、多页连续传真等功能。

2.传真机的使用申请

-员工因工作需要使用传真机时，无需经过繁琐的层级审批。可直接向本部门负责传真机管理的人员提出申请，填写传真机使用申请表，注明发件人、收件人、传真号码、传真内容概要、预计使用时间等信息。

-对于紧急传真需求，员工可在告知部门传真机管理人员后，优先使用传真机，事后及时补办申请手续。这种灵活的申请方式体现了公司对员工工作效率的重视和扁平化管理的便捷性。

3.传真的发送

-发送传真前，员工需确保传真内容清晰、完整，排版合理。对于重要文件，应提前进行校对，避免出现错误信息。

-将传真文件整理整齐，按照传真机的操作说明放置在进纸口。设置好传真号码、发送份数等参数后，启动传真发送程序。在传真发送过程中，员工应留意传真机的工作状态，如出现卡纸、信号中断等问题，及时采取措施解决或联系相关技术人员。

-发送完成后，员工应在传真机使用登记表格上记录发送时间、发送份数等信息。同时，将发送的传真文件留存一份，以备后续查阅。

4.传真的接收

-部门传真机管理人员应定期检查传真机的接收情况，及时取出接收到的传真文件。对于紧急传真，应立即通知相关人员领取。

-接收传真时，如发现传真内容不清晰、不完整或存在其他问题，传真机管理人员应及时与发件人取得联系，要求重新发送。

-接收到的传真文件应按照类别进行整理和归档，方便员工查阅和使用。对于涉及重要业务信息或机密内容的传真文件，应严格按照公司的必威体育官网网址制度进行保管。

5.传真机的维护与保养

-行政部门应制定传真机的维护保养计划，定期对传真机进行清洁和检查。清洁内容包括传真机的扫描头、打印头、进纸通道等部位，确保传真机的正常运行。

-信息技术部门应定期对传真机的软件和驱动程序进行更新，以提升传真机的性能和稳定性。同时，对传真机的网络连接进行检查，确保传真数据能够准确、快速地传输。

-当传真机出现故障时，员工应及时向行政部门或信息技术部门报告。行政部门或信息技术部门应根据故障情况，安排维修人员进行维修或联系厂家售后服务进行处理。在传真机维修期间，行政部门应协调其他可用传真机供员工使用，以保障公司业务的正常开展。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在工作需要时，按照规定使用公司传真机进行业务沟通和文件传递。公司应为员工提供便利的传真机使用条件，确保设备正常运行。

-员工在使用传真机过程中，如遇到技术问题或设备故障，有权向行政部门或信息技术部门寻求帮助和支持。相关部门应及时响应员工的需求，提供有效的解决方案。

-对于公司传真机使用规范规定的不合理之处，员工有权提出意见和建议，公司将根据实际情况进行评估和改进。这体现了公司尊重员工意见、鼓励员工参与管理的人文关