信件收发管理制度.docxVIP

第1篇

一、总则

第一条为加强公司内部信件收发管理，确保信件传递迅速、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有部门、员工及信件收发人员。

第三条信件收发工作应遵循“及时、准确、必威体育官网网址、安全”的原则。

二、职责与权限

第四条信件收发人员职责：

1.负责公司内部信件的接收、登记、分发、传递和归档工作；

2.确保信件传递的及时性和准确性；

3.严格执行信件必威体育官网网址制度，确保公司秘密安全；

4.定期清理信件档案，确保档案完整。

第五条信件收发人员权限：

1.对收到的信件有权进行初步审查，确认信件内容是否合规；

2.对不符合规定的信件有权拒绝接收或退回；

3.对紧急信件有权优先传递；

4.对信件档案有权进行整理和归档。

三、信件收发流程

第六条信件接收

1.信件收发人员应在规定时间内到指定地点接收信件；

2.对收到的信件进行清点，确认信件数量与寄信人提供的清单相符；

3.对信件进行初步审查，确保信件内容合规；

4.对审查合格的信件进行登记，包括信件编号、收件人、寄信人、信件内容、接收时间等；

5.将登记后的信件交由收件人签收。

第七条信件分发

1.信件收发人员根据信件登记信息，将信件分发给相应的收件人；

2.确保信件传递的准确性和及时性；

3.对无法立即分发的信件，应做好记录，待收件人到达后及时分发。

第八条信件传递

1.信件收发人员应按照信件传递规定，选择合适的传递方式；

2.确保信件在传递过程中的安全性和必威体育官网网址性；

3.对紧急信件，应优先传递。

第九条信件归档

1.信件收发人员应定期清理信件档案，确保档案完整；

2.归档的信件应按照档案管理规定进行分类、编号、登记；

3.对重要信件，应进行加密或采取其他必威体育官网网址措施。

四、必威体育官网网址与安全

第十条信件必威体育官网网址

1.信件收发人员应严格执行信件必威体育官网网址制度，不得泄露公司秘密；

2.对涉及公司秘密的信件，应采取加密或封存等措施；

3.对离职、调离或离职的员工，应收回其持有的所有公司信件。

第十一条信件安全

1.信件收发人员应确保信件在收发、传递、归档过程中的安全；

2.对信件应采取必要的防护措施，防止丢失、损坏或泄露；

3.对重要信件，应采取特殊的保护措施。

五、监督与考核

第十二条信件收发工作的监督

1.公司内部设立信件收发监督小组，负责对信件收发工作进行监督；

2.监督小组定期对信件收发工作进行抽查，确保制度执行情况；

3.对违反信件收发规定的行为，监督小组有权提出批评、警告或建议处理。

第十三条信件收发工作的考核

1.公司对信件收发人员进行定期考核，考核内容包括工作态度、工作效率、必威体育官网网址意识等；

2.考核结果作为员工晋升、评优的重要依据。

六、附则

第十四条本制度由公司办公室负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

七、信件分类与处理

第十六条信件分类

1.正式文件：公司正式发文、上级机关文件、法律法规文件等；

2.内部文件：公司内部通知、报告、请示、批复等；

3.通讯信件：员工个人信件、业务往来信件等。

第十七条信件处理

1.正式文件：按照文件管理规定进行处理；

2.内部文件：由收件人签收后，按照文件内容进行分发、传阅；

3.通讯信件：由收件人签收后，按照信件内容进行处理。

八、紧急信件处理

第十八条紧急信件定义

1.紧急信件是指需要立即处理或答复的信件；

2.紧急信件应注明“紧急”字样。

第十九条紧急信件处理

1.信件收发人员应立即识别紧急信件，并优先传递；

2.紧急信件的处理应严格按照信件内容执行，确保及时、准确；

3.紧急信件的处理结果应反馈给寄信人。

九、信件归档与销毁

第二十条信件归档

1.信件收发人员应定期清理信件档案，确保档案完整；

2.归档的信件应按照档案管理规定进行分类、编号、登记；

3.对重要信件，应进行加密或采取其他必威体育官网网址措施。

第二十一条信件销毁

1.信件收发人员应定期清理过期的信件，按照规定进行销毁；

2.销毁信件前，应进行清点、登记，确保信件完整；

3.销毁信件应采取安全、环保的方式。

本制度旨在规范公司内部信件收发工作，提高工作效率，确保信息安全。各部门、员工应严格遵守本制度，共同维护公司信件收发秩序。

第2篇

一、总则

第一条为加强我单位信件收发管理，确保信件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位内部及与外部单位之间的信件收发工作。

第三条信件收发工作应遵循以下原则：

（一）及时性：确保信件在规定时间内送达收件人；

（二）准确性：确保信件内容准确无误；

（三）安全性：确保信件在传递过程中不被丢失、损坏或泄露；

（四）必威体育官网网址性：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的