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软件公司项目文档管理细则

一、总则

1.目的

本细则旨在规范软件公司项目文档的管理，确保项目文档的完整性、准确性和及时性，为项目的顺利进行、交付以及后续维护提供有力支持，同时促进公司内部知识的积累与共享，提升整体项目管理水平，更好地为客户提供优质服务。

2.适用范围

本细则适用于软件公司全体员工在项目开展过程中涉及的各类项目文档管理，同时也可供客户在必要时进行查阅和监督。

3.文档分类

项目文档分为项目前期文档、项目过程文档和项目交付文档。项目前期文档包括项目立项报告、需求调研文档等；项目过程文档涵盖项目计划、设计文档、测试报告等；项目交付文档包含用户手册、安装指南等。

4.企业文化体现

秉持公司“创新、协作、高效、责任”的企业文化，项目文档管理应注重创新思维的记录与传承，鼓励员工在文档中分享新的技术思路和方法；强调协作精神，确保各部门在文档管理中的紧密配合；追求高效，提高文档编制和流转的效率；强化责任意识，明确文档管理各环节的责任人。

二、组织架构与职责划分

1.项目文档管理小组

成立以项目经理为组长，各项目关键成员为组员的项目文档管理小组。项目经理负责整体文档管理工作的统筹和协调，确保文档管理工作与项目进度相匹配；各关键成员负责各自工作领域内文档的编制、审核和提交。

2.各部门职责

-市场部门：负责提供项目相关的市场调研资料、客户需求信息等前期文档，并参与项目需求文档的审核。

-研发部门：承担项目过程中各类技术文档的编制、维护和更新，包括设计文档、代码注释等，确保技术文档的准确性和完整性。

-测试部门：负责编写测试计划、测试用例和测试报告等文档，及时反馈测试过程中发现的问题，为项目文档的完善提供依据。

-质量保证部门：对项目文档进行质量审查，确保文档符合公司的文档规范和行业标准，监督文档管理流程的执行情况。

-客户服务部门：协助收集客户对项目文档的反馈意见，负责整理和维护用户手册等面向客户的文档，确保客户能够顺利使用软件产品。

3.扁平化管理体现

在文档管理组织架构中，强调扁平化管理理念。各部门和成员之间保持直接沟通，减少层级限制，提高信息传递的效率。项目文档管理小组定期召开沟通会议，成员可以直接提出问题和建议，共同探讨解决方案，避免信息在传递过程中的失真和延误。

三、管理流程

1.文档编制流程

-计划制定：项目启动阶段，项目经理制定项目文档编制计划，明确各阶段需要编制的文档名称、责任人、完成时间等信息，并在项目团队内进行公示。

-初稿编制：责任人按照文档编制计划和公司文档模板要求，开展文档初稿的编制工作。在编制过程中，应充分收集相关资料，确保文档内容真实、准确、完整。

-内部审核：文档初稿完成后，责任人提交给项目文档管理小组进行内部审核。审核人员应从内容准确性、格式规范性、逻辑合理性等方面进行全面审查，并提出修改意见。

-修改完善：责任人根据审核意见对文档进行修改完善，直至通过内部审核。对于修改难度较大的问题，应及时与审核人员沟通，共同协商解决方案。

2.文档存储与共享流程

-集中存储：所有项目文档应统一存储在公司指定的文档管理系统中，按照项目名称和文档类别进行分类存储，便于查找和管理。

-权限设置：根据员工的工作职责和权限，设置不同的文档访问权限。例如，项目团队成员可以访问和编辑本项目的所有文档，其他部门员工可以根据需要申请查阅相关文档。

-版本控制：在文档管理系统中启用版本控制功能，每次对文档进行修改时，系统自动保存新版本，并记录修改时间、修改人等信息。员工在使用文档时，应确保使用的是必威体育精装版版本。

-共享与协作：鼓励项目团队成员在文档管理系统中进行文档共享和协作。例如，通过在线评论、批注等功能，方便团队成员对文档进行共同编辑和讨论，提高工作效率。

3.文档交付流程

-交付准备：项目交付前，项目经理组织对项目文档进行全面整理和审核，确保交付文档的完整性和准确性。交付文档应包括用户手册、安装指南、测试报告等客户需要的所有文档。

-客户验收：将整理好的交付文档提交给客户进行验收。客户可以对文档进行查阅和审核，如发现问题，及时反馈给项目团队。项目团队应根据客户反馈意见，及时对文档进行修改和完善，直至客户验收通过。

-存档备份：客户验收通过后，项目团队将交付文档的最终版本在公司文档管理系统中进行存档备份，同时将相关文档移交给公司档案管理部门进行长期保存，以备后续项目参考和维护使用。

四、权利与义务

1.员工权利

-获取信息权：员工有权获取与自己工作相关的项目文档信息，以便更好地完成工作任务。项目文档管理小组应确保员工能够及时、准