汽运公司办公设备使用办法​.doc

汽运公司办公设备使用办法?

一、总则

1.目的：为加强本汽运公司办公设备的管理，提高办公设备的使用效率，确保办公设备正常运行，降低设备故障率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。

2.适用范围：本办法适用于汽运公司全体员工。涵盖公司内所有办公设备，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅等。

3.企业文化体现：本办法贯彻公司“高效、协作、创新、责任”的企业文化。倡导员工以高效的态度使用办公设备，通过良好的协作确保设备的合理调配与使用；鼓励员工创新使用设备的方式，提高工作效率；强化员工对设备使用的责任意识，爱护公司资产。

4.教育理念融入：秉持公司“持续学习、共同成长”的教育理念，鼓励员工不断学习办公设备的新知识、新技能，提升自身对办公设备的操作与维护能力。公司将定期组织相关培训，帮助员工更好地掌握设备使用方法，实现员工与公司的共同发展。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责办公设备的统筹规划与采购。根据公司发展需求和各部门实际情况，制定办公设备采购计划，确保设备配置合理，满足工作需要。

-建立办公设备档案，详细记录设备的型号、规格、采购日期、使用部门、维修记录等信息。对设备进行定期盘点，保证设备账物相符。

-制定办公设备的管理制度和使用规范，并监督各部门执行。协调处理设备使用过程中的纠纷和问题，确保设备使用有序进行。

2.财务部门

-负责办公设备采购资金的预算编制和费用审核。对设备采购、维修、保养等费用进行严格把控，确保资金使用合理、合规。

-参与办公设备的盘点工作，协助行政部门核实设备的数量和价值，为财务核算提供准确数据。

3.使用部门

-负责本部门办公设备的日常使用和保管。指定专人负责设备的管理，确保设备的安全和正常运行。

-及时向行政部门反馈设备的使用情况，包括设备故障、性能需求变化等信息，协助行政部门做好设备的维修、更新等工作。

-组织本部门员工学习办公设备的使用规范，督促员工正确使用设备，爱护公司资产。

4.技术支持部门

-负责办公设备的安装、调试和日常维护工作。定期对设备进行巡检，及时发现并解决潜在问题，确保设备处于良好的运行状态。

-为员工提供办公设备的技术培训和技术支持，解答员工在使用过程中遇到的技术问题，指导员工正确操作设备。

-负责处理办公设备的故障维修。对于一般性故障，及时进行修复；对于复杂故障，协调专业维修人员进行维修，并跟进维修进度和质量。

三、管理流程

1.采购流程

-需求申请：各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号、规格、数量、采购原因等信息，提交行政部门审核。

-审核评估：行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合公司整体规划和预算情况，评估需求的合理性。对于重大采购项目，组织相关部门进行论证。

-采购实施：经审核通过的采购申请，由行政部门根据公司采购制度，选择合适的采购方式（如招标、询价、谈判等）进行采购。采购过程中，严格按照相关规定签订采购合同，确保采购的合法性和规范性。

-验收交付：办公设备到货后，行政部门组织使用部门和技术支持部门共同进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。验收合格后，办理设备入库和交付手续，由使用部门签字确认接收。

2.使用流程

-设备分配：行政部门根据各部门的实际需求，将新采购的办公设备分配至相应部门。使用部门指定专人负责接收设备，并做好设备的登记和保管工作。

-培训指导：技术支持部门在设备交付后，及时为使用部门员工提供设备的操作培训，确保员工熟悉设备的功能和使用方法。对于复杂设备，提供操作手册或操作指南。

-日常使用：员工在使用办公设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。如发现设备异常，应及时报告部门负责人和技术支持部门，不得自行拆卸或维修。

-设备借用：因工作需要，员工需借用办公设备的，应填写《办公设备借用申请表》，注明借用设备名称、借用时间、归还时间、用途等信息，经部门负责人批准后，到行政部门办理借用手续。借用期限届满，借用人应及时归还设备，行政部门对设备进行检查，确认无损坏后办理归还手续。

3.维护流程

-日常维护：使用部门负责办公设备的日常清洁和简单维护，如定期擦拭设备、清理打印机墨盒等。技术支持部门制定设备的定期维护计划，按照计划对设备进行巡检和保养，确保设备正常运行。

-故障维修：当办公设备出现故障时，使用部门应及时填写《办公设备维修申请表》，详细描述故障现象，提交技术支持部门。技术支持