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培训公司销售部客户档案规定

一、总则

本规定旨在规范培训公司销售部客户档案的管理，确保客户信息的完整性、准确性和安全性，充分发挥客户档案在公司业务发展中的重要作用，以更好地服务客户，提升公司的市场竞争力，实现公司的社会效益与经济效益相统一。遵循公司扁平化管理理念，减少不必要的层级限制，提高档案管理的效率与灵活性。本规定依据公司整体战略和销售业务特点制定，秉持公司注重客户体验、追求卓越服务的企业文化，致力于通过科学规范的档案管理为客户提供优质服务。

二、适用范围

本规定适用于培训公司销售部全体员工以及与销售业务相关的客户档案管理工作。销售部员工在日常业务活动中涉及客户档案的收集、整理、存储、使用和销毁等环节均需遵守本规定。客户档案涵盖通过各种渠道获取并记录的与客户相关的所有信息资料。

三、组织架构与职责分工

1.销售部门负责人

-全面负责销售部客户档案管理工作的指导与监督，确保档案管理工作符合公司整体战略和业务需求。

-审批客户档案管理相关的重要决策和资源调配，协调与其他部门在客户档案管理方面的合作与沟通。

-对客户档案管理工作的最终结果负责，定期评估档案管理工作对销售业务的支持效果，提出改进方向和要求。

2.档案管理员

-具体负责客户档案的收集、整理、分类、编号、装订等基础工作，确保档案资料的完整性和规范性。

-建立和维护客户档案电子数据库，及时录入和更新客户信息，保证档案信息的准确性和时效性。

-按照规定的流程和权限，为销售部员工提供客户档案的查询、借阅服务，并做好相应的登记工作。

-负责客户档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期对档案进行备份，防止档案信息丢失或损坏。

-依据档案保管期限和相关规定，提出客户档案销毁的申请，并在批准后负责具体的销毁工作。

3.销售专员

-在日常业务活动中，负责及时收集、整理和提交与所负责客户相关的各类信息资料，确保信息的真实性和完整性。

-配合档案管理员做好客户档案的整理和归档工作，按照要求提供准确的客户信息，并对所提供信息的质量负责。

-在需要使用客户档案时，按照规定的流程向档案管理员提出申请，严格遵守档案使用的权限和必威体育官网网址规定，不得擅自泄露客户信息。

四、管理内容与流程

1.档案收集

-销售专员在与客户建立联系、开展业务的过程中，应主动收集客户的基本信息，包括但不限于客户姓名、性别、年龄、联系方式、职业、教育背景等。

-收集客户的培训需求信息，如期望的培训课程、培训时间、培训预算等，以及客户对培训服务的特殊要求和关注点。

-记录与客户沟通的过程和结果，包括电话沟通记录、邮件往来、面对面会议纪要等，及时整理并提交给档案管理员。

-对于通过市场活动、合作伙伴等渠道获取的客户信息，相关人员应及时传递给销售专员，销售专员进行初步筛选和整理后交档案管理员归档。

2.档案整理与分类

-档案管理员收到销售专员提交的客户信息后，首先对资料进行审核，检查信息的完整性和准确性，对于不完整或存在疑问的信息，及时反馈给销售专员进行补充和修正。

-按照客户类型、业务来源、合作阶段等维度对客户档案进行分类，例如将客户分为个人客户、企业客户；业务来源分为线上推广、线下活动、老客户推荐等；合作阶段分为潜在客户、意向客户、签约客户、已完成培训客户等。

-为每份客户档案编制唯一的编号，建立档案索引目录，方便后续的查询和管理。对档案资料进行整理和装订，确保档案的规范性和整齐性。

3.档案存储

-客户档案采用纸质和电子两种形式进行存储。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和取用。档案柜应放置在安全、干燥、通风良好的场所，避免档案受潮、发霉或损坏。

-电子档案存储在公司专门的服务器或云存储平台上，建立严格的访问权限控制，只有经过授权的人员才能访问和操作。定期对电子档案进行备份，备份数据存储在异地，以防因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。

-对客户档案的存储位置和访问路径进行记录，形成详细的档案存储清单，确保档案存储信息的可追溯性。

4.档案使用

-销售专员因业务需要查询或借阅客户档案时，需填写《客户档案使用申请表》，注明使用目的、档案编号、预计使用时间等信息，提交给档案管理员。

-档案管理员根据申请表进行审核，对于符合规定的申请，批准后为销售专员提供相应的档案查询或借阅服务，并在《客户档案使用登记册》上记录使用人员、使用时间、归还时间等信息。

-借阅的档案应在规定的时间内归还，如有延期需求，需提前向档案管理员申请。借阅