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办公室管理制度

办公室工作流程

一、发文办理工作程序

（一）流程图承办科室起草文稿→分管领导审稿领导审定或签发机要用印校对、印刷编号、登记归档并分发

（二）流程图说明

1、承办科室起草文稿。拟稿人按要求拟出文稿，并送所在科室负责人审核签字后，送分管领导。

2、分管领导审稿。由分管领导对文稿内容进行审改。

3、领导审定或签发。加贴发文签后由承办科室送公司主要领导审定、签发。

4、编号、登记。对领导审定、签发的文稿，经办公室编号、登记后，由承办科室直接印制。

5、校对及印制。公文打出清样后要及时校对，重要文稿要进行二校。公文校对由承办科室负责；公司领导亲自草拟的公文由办公室或领导指定的科室负责校对。一般公文2个工作日内完成印刷和装订。

6、机要用印。凡打印发出的文件需加盖印章的，由承办科室送办公室办理。盖章时要严格按局机关印章使用管理规定办理，无领导签批的公文不得盖章。

7、归档并分发。各种文件材料盖好印章后，由承办科室负责分发，并将底稿和正件3份留办公室存档。需要通过邮政寄发的文件，由承办科室装封后写清收件单位、收件人，由办公室负责发出；急件要加盖急件章。一般情况下，发文时限为5个工作日；属急件范围，应按照公文的紧急程序承到承办。

二、文件办理工作程序

（一）流程图承办科室起草文稿→ ←分管领导审稿→ ←领导审定或签发 ↓机要用印校对、印刷编号、登记 ↓ 归档并分发

（二）流程图说明

1、来文整理。属个人收件，交收件人启封；属机关各室收件交各科室人员启封；属局收件由办公室启封。

2、登记、分类。收文登记后，收发员将所有公文进行分类，属简报、刊物、群众来信的按规定分发有关领导、各科室；属需要办理的公文送办公室人员处理；属“三密”文件由机要秘书按规定送有关领导传阅；各种会议通知由机要秘书直接送交与会人员。一般情况下，机要秘书应在半个工作日内将当日收件启封登记完毕。

3、填写文件处理签。需要办理的公文，由机要秘书附上办文处理笺并填写好收文时间、来文部门、文件编号，一般传阅件由机要秘书附上文件传阅单后，送办公室主任提出拟办意见，然后送公司领导或有关人员传阅。

4、提出拟办意见。办公室主任根据来文内容要求提出相应的拟办意见。

5、送公司领导阅示。机要秘书按照所提拟办意见分送局领导阅批。一般情况下，机要秘书应在收件当日内将已提拟办意见的公文送达公司领导阅批，公司领导应在2个工作日内阅批完毕；属急件范围，应按照公文的紧急程度随到随送。

6、送承办科室办理。经公司领导批示后需交由各承办科室办理的，由机要秘书送达承办科室，并签收。一般情况下，机要秘书应在一个工作日内送达承办科室，属急件范围，应按照公文的紧急程度随到随送。

7、公文办理。承办科室对公司领导批示需要办理的公文进行办理。凡属承办室职权范围内可以答复的事项，由承办科室直接答复呈文机关；凡涉及其他科室或有关部门业务范围的事项，承办科室应当主动与有关科室或部门协商办理；须报请上级机关或公司领导审批的事项，承办科室应当提出意见并代拟文稿，送办公室转上级机关或局领导审批。一般情况下，办理公文时限为4个工作日；属急件范围，应按照公文的紧急程度随到随办。对答复的函件或请示件，一般要在

15个工作日内批办完毕，并复报文单位；如逾期未能办完，由承办人员回告报文单位。

8、督办和催办。办公室对公文的承办情况要进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向相关领导反馈办理情况。转给有关科室或单位承办的公文，如果在规定的时限内未报结果或反

馈情况的，应发催办单或电话催办，并做好催办情况的记录。信访件的批办时限和要求按领导批示或有关规定处理。（四）资料归档各类收文登记本、承办文件签收本、办理结果登记本为短期存档，办理或传阅完毕的收文为永久或长期存档，都存放在公司档案室。

三、密级文件传阅办理工作程序（一）流程图密件清点登记→领导传阅或办理→密件保管↓密件清退（二）流程图说明

1、密件清点登记。办公室机要秘书对收到的“三密”文件要认真进行清点登记，注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。

2、领导传阅或办理。机要秘书将收到的密件登记后送办公室主任提出意见。需送领导传阅的，机要秘书用专用密级文件夹送公司领导传阅（重要密件按职务从高到低传阅，一般密件可不按职务高低进行传阅），每位领导传阅后要及时退回机要秘书继续传阅。下班后机要秘书要及时将密件收回放专柜保管，不能将密件存放在公开的地方，以防失密、泄密事件发生。需要办理的密件，由机要秘书根据拟办意见按《收文办理工作程序》办理，办理过程中要注意检查督促承办科室按照必威体育官网网址法规要求管理好密件。办理完毕后承办科室要及时将密件退回