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档案流转过程追踪制度

一、总则

1.目的

本制度旨在建立一套完善的档案流转过程追踪体系，确保档案馆内档案流转的准确性、及时性和安全性。通过对档案流转各个环节的有效监控和记录，提高档案管理的透明度，保障档案信息的完整性，更好地为客户提供服务，同时提升档案馆的运营效益。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及涉及档案流转过程的相关顾客。

3.遵循原则

-准确性原则：确保档案流转信息记录准确无误，反映档案实际流转情况。

-及时性原则：及时记录和更新档案流转信息，保证信息的时效性。

-完整性原则：涵盖档案流转的全过程，包括档案的接收、整理、存储、借阅、归还等各个环节。

-安全性原则：保护档案信息的安全，防止信息泄露和档案损坏。

-人文关怀原则：在追踪过程中，充分考虑员工和顾客的需求，提供便捷的查询和反馈渠道。

二、组织架构与职责划分

1.档案流转追踪小组

-组成：由档案馆馆长担任组长，各部门负责人为成员。

-职责：全面负责档案流转过程追踪制度的制定、监督和执行；协调解决档案流转过程中出现的重大问题；定期对档案流转追踪工作进行评估和总结。

2.档案管理部门

-职责：负责档案的日常接收、整理、存储和流转操作；准确记录档案在本部门的流转信息，包括档案的来源、去向、处理时间等；配合其他部门进行档案查询和追踪工作。

3.信息技术部门

-职责：搭建和维护档案流转追踪信息系统，确保系统的稳定运行；负责数据的安全存储和备份；为其他部门提供技术支持，保障信息系统的正常使用。

4.监督部门

-职责：对档案流转过程进行定期和不定期的监督检查，核实流转信息的准确性和完整性；对违反档案流转追踪制度的行为进行查处，并提出整改意见。

5.员工与顾客

-员工：在档案流转过程中，严格按照制度要求进行操作，并及时准确地录入相关信息；积极配合追踪工作，提供必要的协助。

-顾客：在借阅、归还档案时，遵守相关规定，配合工作人员完成档案流转手续；有权查询档案流转状态，并对追踪工作提出意见和建议。

三、管理流程

1.档案接收

-工作人员：在接收档案时，仔细核对档案的数量、类别、完整性等信息，并填写档案接收登记表，记录档案的来源、日期、交接人等信息。

-信息录入：将档案接收信息及时录入档案流转追踪信息系统，确保信息的准确性和及时性。

2.档案整理与存储

-整理工作：按照档案管理规范，对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，并在整理过程中记录相关操作信息。

-存储安排：将整理好的档案存放到指定的存储位置，并在信息系统中更新档案的存储位置信息。

3.档案借阅

-顾客申请：顾客填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并提交给档案管理部门。

-审批流程：档案管理部门对借阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并在信息系统中记录借阅申请信息和审批结果。

-档案交接：工作人员按照审批结果，将档案交接给顾客，并在信息系统中记录档案的借阅时间、借阅人等信息。

4.档案归还

-顾客归还：顾客在借阅期限内归还档案，档案管理部门工作人员核对档案的数量、完整性等信息。

-信息更新：工作人员在信息系统中记录档案的归还时间，并将档案重新存放到指定位置，更新存储位置信息。

5.档案流转异常处理

-发现异常：在档案流转过程中，如发现档案丢失、损坏、逾期未还等异常情况，相关人员应立即报告档案管理部门。

-调查处理：档案管理部门对异常情况进行调查，查明原因，并采取相应的措施进行处理，如追回档案、修复损坏档案等。

-记录与反馈：将异常情况及处理结果详细记录在信息系统中，并及时反馈给相关部门和人员。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：有权获取档案流转追踪工作所需的信息和资源；对档案流转追踪制度的执行情况提出意见和建议；在工作中遇到困难时，有权获得相关部门的支持和帮助。

-义务：严格遵守档案流转追踪制度，认真履行工作职责；及时准确地记录和上报档案流转信息；保守档案信息机密，不得泄露档案内容。

2.顾客权利与义务

-权利：有权查询档案的流转状态和借阅记录；对档案流转追踪工作存在的问题提出投诉和建议；在符合规定的情况下，享受便捷的档案借阅和归还服务。

-义务：遵守档案馆的档案借阅规定，按时归还档案；爱护档案，不得损坏、篡改档案内容；配合档案馆工作人员进行档案流转追踪工作。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-定期检查：监督部门定期对档案流转过程进行检查，核实信