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档案征集工作实施制度

一、总则

1.目的：为加强本档案馆档案资源建设，丰富馆藏，确保档案征集工作的规范化、科学化、系统化，有效保护和利用各类具有历史、文化、科学价值的档案资料，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本档案馆全体员工在档案征集工作中的相关行为，同时涉及向社会各界及顾客（捐赠者、出售者等）征集档案资料的相关事宜。

3.指导思想：秉持本档案馆“存史资政、服务社会、传承文明”的企业文化，以科学发展观为指导，遵循档案工作的客观规律，积极拓展档案征集渠道，提升档案征集工作的质量和效率，为社会公众提供更优质的档案服务。

4.基本原则

-合法性原则：档案征集工作必须严格遵守国家法律法规，确保征集行为合法合规。

-真实性原则：确保征集到的档案资料真实可靠，来源清晰。

-完整性原则：注重档案资料的系统性和完整性，尽可能征集反映特定历史时期、特定事件全貌的档案。

-自愿原则：尊重档案所有者的意愿，在自愿基础上开展征集工作。

二、组织架构与职责划分

1.档案征集工作领导小组

-组成：由馆长担任组长，副馆长担任副组长，各部门负责人为成员。

-职责：负责制定档案征集工作的方针政策和发展规划；协调解决档案征集工作中的重大问题；审核档案征集预算和重大征集项目。

2.档案征集部门

-职责：具体负责档案征集工作的策划、组织和实施；开展档案征集的调研、宣传和联络工作；对征集到的档案进行初步鉴定、整理和登记；负责与档案所有者签订相关协议。

3.档案鉴定部门

-职责：对拟征集的档案资料进行价值鉴定，确定其是否具有收藏意义和保存价值；协助征集部门制定档案征集的质量标准和鉴定规范。

4.财务部门

-职责：负责档案征集经费的预算编制、经费管理和核算；对档案征集过程中的费用支出进行审核和监督。

5.其他部门

-职责：各部门根据自身职能，配合档案征集部门开展相关工作，如提供业务支持、参与档案整理和保管等。

三、管理流程

1.征集计划制定

-每年年底，档案征集部门根据档案馆的发展规划和馆藏现状，开展征集需求调研，广泛征求各部门及社会各界的意见和建议。

-结合调研结果，制定下一年度档案征集计划，明确征集重点、范围、方式和预算等内容。

-征集计划经档案征集工作领导小组审核通过后，报馆长审批。

2.征集信息发布

-根据征集计划，档案征集部门通过多种渠道发布档案征集信息，包括档案馆官网、微信公众号、微博等新媒体平台，以及报纸、杂志等传统媒体。

-征集信息应明确征集范围、征集方式、奖励措施等内容，吸引社会各界关注和参与。

3.档案接收

-对主动捐赠或出售的档案，档案征集部门应及时安排人员与档案所有者进行沟通，了解档案的基本情况，包括形成时间、来源、内容等。

-对符合征集要求的档案，按照规定的程序进行接收，填写档案接收登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、交接时间等信息。

-接收过程中，应对档案进行初步整理和分类，确保档案的完整性和有序性。

4.档案鉴定

-档案接收后，档案鉴定部门应及时组织专业人员对征集到的档案进行价值鉴定。

-鉴定过程中，应综合考虑档案的历史、文化、科学价值，以及与馆藏档案的关联性等因素。

-根据鉴定结果，确定档案的保管期限和保管级别，并提出相应的处理意见。

5.档案整理与编目

-对鉴定通过的档案，按照档案整理的相关规范进行分类、编号、编目等工作，建立完善的档案检索体系。

-整理过程中，应注重保护档案的原始风貌，避免对档案造成损坏。

6.档案入库保管

-整理编目完成后，将档案移交至档案保管部门，按照规定的保管要求进行入库保管。

-档案保管部门应建立档案保管台账，对档案的出入库情况进行详细记录，确保档案的安全。

四、权利与义务

1.档案馆的权利与义务

-权利

-有权对征集到的档案进行整理、保管、研究和利用。

-有权要求档案所有者提供真实、准确的档案信息。

-义务

-对捐赠者或出售者给予相应的奖励或合理的经济补偿。

-对档案所有者的个人信息严格必威体育官网网址。

-按照国家规定妥善保管征集到的档案，确保档案的安全和完整。

2.档案所有者的权利与义务

-权利

-有权了解档案征集的相关政策和程序。

-有权要求档案馆对其捐赠或出售的档案进行妥善保管和合理利用。

-捐赠档案的所有者有权优先利用其捐赠的档案。