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办公室事务与管理

案例展示王小姐是宏远公司秘书。早上上班时，王小姐提前15分钟到公司。她首先把上司办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放，把电脑下纠结的电线梳理清楚，把上司到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后，王小姐用酒精擦拭自己办公桌的电话话筒和传真机，清洁自己办公区域的地面、桌面、柜台的卫生，整理自己保管各类文件。之后，王小姐又到接待室把书架上供阅览的资料、宣传品放回原处，摆放整齐。做完这些，上班的上司和同事也陆续来到公司，开始一天的工作。单击此处添加小标题提示单击此处添加小标题上班开始，要做好工作区域的办公环境维护单击此处添加小标题

单击此处可添加副标题案例:秘书的一天上班后整理办公场所上司办公室的整理文件的整理、资料放回原处、弹去灰尘、调整时钟、调节温度器的温度、绿色植物的浇水和清理败叶（要符合上司的工作习惯）秘书个人责任区和公共区域的整理秘书个人责任区：使用的办公桌、电话、电脑、打印机、文件柜、抽屉等。公共区域：接待区域和公共区域的饮水机、复印机、公共文件柜的整理。要求：整齐干净、物品摆放有条理，便于去用查找。

第一节办公环境管理学习目标掌握布置办公室的方法了解办公环境中常见的安全隐患能够采取措施排除常见隐患，创造健康、安全的工作环境

合理布置办公室

布置办公室的基本要求⑴采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。⑵使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。⑶是同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。⑷通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。⑸将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。⑹应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。⑺主管座位应位于员工座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。⑻自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。⑼装设充足的电源插座，供办公室设备之用。⑽常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。此外，如条件允许，应在办公室内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为工余休息、自由交谈及用午餐之所需。秘书人员要根据对未来变化的预测，及时调整办公室布置。

范例：某公司办公室平面设计图

办公室布置三大原则有利于沟通便于监督协调、舒适

办公室布置程序对各部门的业务工作与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。列表将各部门的工作人员及工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间，大者可3㎡-10㎡，普通者1.5㎡-8㎡即可以。根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。绘制办公室座位布置图，然后依图布置。对设备的安放提出合理建议。

安全检查的内容办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患健康、安全办公环境的基本要求二、营造健康、安全的办公环境

案例展示提示天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。在周末的工作会上，行政经理表扬了钟苗，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好工作环境的风险防范。华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理，就在她操作的过程中，一不小心戴在胸前的长丝巾卷入了碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备安全规程操作的后果是极危险的。当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！办公环境中的安全隐患要及时处理

进行安全检查，改进工作环境安全检查包括办公环境和办公设备『案例』通常企业办公室中安全检查的方法：确定检查周期，定期检查发现隐患，在职权范围内排除或减少危险个人职权无法排除时，有责任和义务报告、跟进、直到解决将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中

隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施12

范例:天地公司隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕耀眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张强安装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸卡接待人员离岗有安全和失密的隐患行政主管张强强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王力周一