纸箱厂设备备件库存管理制度.doc

设备备件库存管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范纸箱厂设备备件的库存管理，确保设备备件的合理储备、高效流转与安全存储，以保障生产设备的正常运行，降低运营成本，提高整体运营效益。同时，体现纸箱厂“质量至上、高效协作、创新发展”的企业文化，在满足生产需求的基础上，实现资源的最优配置。

2.适用范围

本制度适用于纸箱厂全体涉及设备备件库存管理的员工，包括但不限于采购人员、仓库管理人员、设备维修人员等，以及与设备备件库存管理存在业务往来的供应商和客户。

3.遵循原则

（1）按需储备原则：根据设备的使用情况、维修频率和生产计划，合理确定备件的储备量，避免过度库存或库存不足。

（2）先进先出原则：确保先入库的备件先发出使用，防止备件因长期积压而损坏或过期。

（3）帐物相符原则：保证库存账目与实际库存数量、规格、型号等信息准确一致，做到日清月结，定期盘点。

（4）安全存储原则：为备件提供适宜的存储环境，确保备件在存储过程中的质量安全，防止损坏、丢失等情况发生。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

（1）根据设备维修计划和库存情况，及时制定备件采购计划，确保备件的及时供应。

（2）负责寻找合格的备件供应商，进行采购谈判，签订采购合同，确保采购的备件质量可靠、价格合理。

（3）跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，保证备件按时到货。

2.仓库管理部门

（1）负责备件的验收入库工作，严格按照验收标准对到货备件的数量、质量、规格等进行检验，确保入库备件符合要求。

（2）合理规划备件存储区域，对备件进行分类存放，建立清晰的标识，便于查找和管理。

（3）负责备件的日常保管工作，定期对备件进行盘点、清洁和维护，确保备件的存储质量。

（4）根据审批后的领料单发放备件，做好出库记录，保证帐物相符。

3.设备维修部门

（1）负责对设备进行日常巡检和维护，及时发现设备潜在问题，准确判断所需备件，并提交备件需求计划。

（2）在维修设备时，合理使用备件，避免浪费，并及时将废旧备件交回仓库进行处理。

（3）协助采购部门对新采购的备件进行质量验证，提供技术支持和使用反馈。

4.财务管理部门

（1）负责对设备备件库存资金进行核算和管理，制定合理的库存资金预算，控制库存成本。

（2）定期对库存备件进行财务审计，监督库存管理流程的合规性，确保库存数据的准确性和真实性。

（3）协助采购部门进行采购成本分析，提供财务建议，优化采购决策。

三、管理流程

1.备件需求预测

（1）设备维修人员根据设备的运行状况、维修历史记录和生产计划，定期对设备备件的需求进行预测，填写《备件需求预测表》。

（2）将预测表提交给设备维修部门主管审核，审核通过后传递至采购部门和仓库管理部门。

2.采购流程

（1）采购部门根据备件需求预测和库存情况，制定《备件采购计划》，明确采购备件的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。

（2）采购人员按照采购计划，通过多种渠道寻找合适的供应商，对供应商的资质、信誉、产品质量等进行评估，选择至少两家供应商进行询价、比价和议价。

（3）确定供应商后，采购人员与供应商签订《备件采购合同》，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。

（4）采购人员跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解订单进度，如遇问题及时协调解决，确保备件按时到货。

3.验收入库流程

（1）备件到货后，仓库管理人员通知采购人员和设备维修人员共同进行验收。

（2）验收人员根据采购合同和验收标准，对备件的数量、质量、规格、型号等进行详细检验。对于需要进行性能测试的备件，由设备维修人员进行测试，确保备件符合使用要求。

（3）验收合格后，仓库管理人员填写《备件入库单》，记录备件的名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息，并将入库单分别传递给采购部门、设备维修部门和财务部门。

（4）对于验收不合格的备件，采购人员负责与供应商沟通，协商退货、换货或补货等事宜，并及时更新相关记录。

4.存储管理流程

（1）仓库管理人员根据备件的特性、用途和使用频率，对备件进行分类存放，划分不同的存储区域，并设置明显的标识牌。

（2）定期对备件进行盘点，一般每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点，确保帐物相符。盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，要及时查明原因，并填写《盘点差异报告》，报上级主管审批后进行账务处理。

（3）做好备件的日常保管工作，保持仓库环境的整洁、干燥、通风，对有特殊存储要求的备件，要采取相应的防护措施，如防潮、防锈、防震等。

（4）定期对备件进行清洁和维护，防止备件因长期存放而损坏或失效。对于易损件和关键备件，要定期进行检查和测试，确保其性能良好。