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会议预订管理制度

一、制度概述

会议预订管理制度是为了规范会议预订流程，提高会议效率，确保会议顺利进行而制定的一系列管理规定。本制度适用于公司内部所有会议预订活动，包括但不限于部门会议、项目会议、培训会议等。通过建立完善的会议预订管理制度，旨在优化资源配置，提高员工工作效率，降低会议成本。

二、预订流程

1.预订申请：任何需要召开会议的部门或个人，应提前至少一周向行政部门提交会议预订申请。申请应包括会议主题、预计参会人数、会议时间、地点、预计时长以及所需设备等信息。

2.审核批准：行政部门收到预订申请后，将根据会议室使用情况、资源分配原则和会议重要性进行审核。审核通过后，将向申请者发出预订确认。

3.会议室分配：行政部门根据会议需求，分配合适的会议室。如遇会议室紧张，将优先考虑公司重大活动或紧急会议。

4.设备准备：行政部门根据会议需求，提前准备所需的音频、视频、投影等设备，并确保设备处于良好工作状态。

5.预订变更：如预订会议需更改时间、地点或参会人数，申请者应至少提前一天向行政部门提出变更申请。行政部门将根据实际情况进行审批。

6.预订取消：如预订会议因故取消，申请者应至少提前一天通知行政部门。行政部门将及时调整会议室使用计划。

7.预订记录：行政部门将会议预订信息录入系统，以便于查询和管理。

8.会议结束后，申请者需对会议室进行清洁，并填写会议反馈表，对会议效果进行评价。

9.定期评估：行政部门定期对会议预订管理制度进行评估，根据实际情况进行调整和优化。

10.违规处理：对违反会议预订管理制度的个人或部门，将根据公司相关规定进行处罚。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间：会议室原则上按照预定时间使用，非预定时间内的使用需征得行政部门同意。

2.会议室预订限制：同一时间段内，同一会议室不得重复预订。

3.参会人数限制：会议室使用时，应确保实际参会人数不超过会议室容纳人数，以保障会议质量。

4.设备使用规范：使用会议室时，应正确操作设备，爱护公物，如有设备损坏，应及时报告行政部门。

5.会议室卫生保持：使用会议室后，参会者应保持会议室整洁，不得在室内吸烟、乱扔垃圾。

6.会议室标识保护：不得随意移动或损坏会议室内的标识和指示牌。

7.会议室安全规定：使用会议室时，应注意防火、防盗、防电等安全事项，遵守相关安全操作规程。

8.会议室预约变更：如需变更会议室预订，需提前通知行政部门，并重新进行会议室分配。

9.会议室使用记录：行政部门将记录会议室的使用情况，包括预订时间、使用部门、参会人数等。

10.会议室使用反馈：鼓励参会者对会议室的使用情况进行反馈，行政部门将根据反馈意见持续改进会议室管理。

四、设备管理与维护

1.设备清单：行政部门应建立详细的会议室设备清单，包括设备名称、型号、数量、购买日期等信息。

2.设备维护：确保所有会议室设备定期进行维护和检查，以保持其正常运行。

3.设备操作手册：为每种设备提供操作手册，并确保参会者能够获取和使用这些手册。

4.设备培训：对新员工或新设备操作者提供必要的培训，确保他们能够正确使用会议室设备。

5.设备故障处理：设备出现故障时，应立即报告行政部门，由专业人员进行维修或更换。

6.设备报修流程：制定设备报修流程，包括故障报告、维修响应时间、维修结果反馈等环节。

7.设备更新：根据设备的使用状况和技术发展，定期评估并更新会议室设备。

8.设备使用记录：记录每次设备的使用情况，包括使用时间、使用者、设备状态等。

9.设备使用培训：定期组织设备使用培训，提高员工对会议室设备的熟悉度和使用效率。

10.设备安全操作：确保所有设备的使用符合安全标准，防止因操作不当导致的意外事故。

五、会议记录与反馈

1.会议记录：会议召开时，应由指定记录员负责会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论要点、决议内容等。

2.记录保存：会议记录应妥善保存，以便于后续查阅和归档。

3.会议纪要：会议结束后，记录员应根据会议记录整理会议纪要，包括会议结果、行动项、责任人和完成期限。

4.纪要分发：会议纪要应及时分发给所有参会人员和相关利益方。

5.行动项跟踪：行政部门负责跟踪会议纪要中提出的行动项，确保各项任务得到及时执行。

6.会议反馈：鼓励参会者对会议效果和流程提出反馈意见，以不断改进会议质量。

7.反馈收集：行政部门设立反馈收集渠道，如在线问卷、口头反馈等，方便参会者提出建议。

8.反馈处理：行政部门收到反馈后，应及时分析并采取措施改进，并将处理结果反馈给提出者。

9.会议总结报告：定期对会议进行总结，形成总结报告，用于内部交流和外部展示。

10.持续改进：根据会议记录、纪要、反馈和总结报告，持续优化会议预订管理制