制药厂采购付款账期透明化执行制度.doc

制药厂采购付款账期透明化执行制度

一、总则

1.目的

本制度旨在确保制药厂付款账期的透明化执行，规范财务付款流程，保障供应商合法权益，维护企业良好商业信誉，提升运营效益，促进企业与供应商的长期稳定合作，实现互利共赢。这与制药厂秉持的诚信经营、合作共赢的企业文化相契合，通过透明化的付款账期管理，营造公平、公正、公开的商业环境。

2.适用范围

本制度适用于制药厂全体涉及采购付款业务的部门及人员，同时涵盖所有与制药厂有业务往来的供应商。这体现了制药厂对内外业务流程统一规范管理的理念，确保制度的全面性和一致性。

3.基本原则

-透明公开原则：付款账期相关信息应及时、准确、完整地向供应商披露，使供应商清楚知晓付款预期。这符合制药厂扁平化管理的要求，减少信息传递的层级和障碍，确保信息直达相关方。

-公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，按照合同约定和既定标准执行付款账期，不偏袒任何一方。

-合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关财务制度，确保付款账期管理在合法框架内进行，维护企业和供应商的合法权益。

-诚信守约原则：制药厂秉持诚信经营理念，严格履行与供应商的付款约定，树立良好的企业形象。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-职责：负责在采购合同中明确付款账期条款，确保条款清晰、合理，并符合制药厂整体运营策略。在采购过程中，及时向供应商传达付款账期相关信息。采购部门作为与供应商直接对接的前端部门，其工作的准确性和及时性对于付款账期透明化至关重要，这也体现了制药厂以客户（供应商）为中心的经营理念，从源头保障供应商的知情权。

-权力：有权根据市场情况和供应商合作情况，提出合理的付款账期调整建议，但需经过相关审批流程。

2.财务部门

-职责：负责建立完善的付款账期管理台账，详细记录每笔采购业务的付款账期、到期时间、实际付款情况等信息。定期对付款账期执行情况进行核对和分析，及时发现异常情况并向相关部门反馈。严格按照合同约定的付款账期安排资金支付，确保付款的及时性和准确性。财务部门在整个付款账期管理中起到核心监督和执行的作用，通过精准的财务管理保障运营效益。

-权力：有权对不符合付款账期规定的付款申请提出否决意见，并要求相关部门进行整改。有权根据财务状况和资金安排，对付款计划提出合理调整建议。

3.审计部门

-职责：定期对付款账期执行情况进行审计，检查采购合同中付款账期条款的执行是否合规，付款流程是否符合规定，有无违规提前或延迟付款的情况。对审计过程中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。审计部门的监督作用有助于确保制度的严格执行，维护制度的权威性和严肃性，体现了制药厂对内部管理的严格把控和风险防范意识。

-权力：有权调阅与付款账期相关的合同、凭证、报表等资料，对涉及违规行为的部门和个人进行调查和问责。

4.供应商

-职责：在与制药厂合作过程中，遵守合同约定的付款账期条款，配合制药厂相关部门的工作，提供准确的财务信息和发票等资料。这体现了制药厂与供应商合作共赢的理念，双方都有责任维护良好的合作秩序。

-权力：有权了解制药厂付款账期政策和执行情况，对不合理的付款账期安排提出异议，并通过合理渠道进行沟通和协商解决。

三、管理流程

1.合同签订阶段

-采购部门在与供应商洽谈采购合同条款时，应明确付款账期的具体内容，包括账期起始时间、付款周期、付款方式等。账期条款应在合同中以显著方式体现，确保供应商清晰了解。

-采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本传递给财务部门和审计部门，以便财务部门建立付款账期管理台账，审计部门进行后续监督。

2.发票与验收阶段

-供应商按照合同约定提供合格的发票及相关验收资料。财务部门收到发票后，应核对发票信息与合同约定的付款账期是否一致，同时检查发票的真实性和合规性。

-采购部门负责组织相关人员对采购物资或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应及时传递给财务部门，作为付款依据之一。

3.付款审批阶段

-财务部门根据付款账期管理台账，在付款到期前一定时间（如提前[X]个工作日），发起付款申请流程。付款申请应包含合同信息、发票信息、验收报告等相关资料，确保审批人员全面了解付款情况。

-付款申请按照制药厂既定的审批流程进行流转，涉及采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导等相关人员审批。审批过程中，各审批人员应严格审核付款申请是否符合付款账期规定和企业财务制度。

4.付款执行阶段

-经审批通过的付款申请，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间及时完成付款操作。付款完成后，财务部门应在付款账期管理