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会议室管理制度细则

一、会议室使用申请

1.会议室使用申请流程：所有需要使用会议室的部门或个人，需提前至少三个工作日向行政部提出申请。

2.申请内容应包括：会议室名称、使用时间、参会人员名单、会议主题及目的、预计使用时长。

3.行政部将根据会议室的使用情况及申请优先级进行审核，并在一个工作日内给予回复。

4.申请通过后，申请人需在会议开始前30分钟到达会议室，做好会前准备工作。

二、会议室预订与使用规范

1.会议室预订成功后，预订者需按时使用，如需更改或取消预订，应至少提前一天通知行政部。

2.使用会议室时，需遵守会议室内设备的操作规程，非专业人员不得随意操作。

3.会议室内的所有设施设备应保持整洁，使用完毕后由使用者负责归位，如有损坏应及时报告行政部。

4.会议室内的音响、投影等设备在使用过程中如出现故障，应立即停止使用并通知技术支持部门。

5.会议室内的食品饮料需使用指定的容器，不得随意丢弃垃圾，保持会议室环境的整洁。

6.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得在会议室内大声喧哗或进行私人通话。

7.会议室不得用于私人活动，如需举办非工作性质的活动，需提前向行政部申请并获得批准。

8.会议室使用完毕后，需关闭所有灯光、空调等设备，确保门窗关闭，防止能源浪费。

9.如因特殊原因导致会议室使用时间延长，需及时通知行政部，并按实际使用时间结算费用。

10.违反上述规定者，将根据情况给予警告或相应的处罚。

三、会议室使用权限与责任

1.公司内部员工及部门均可申请使用会议室，但需遵守公司相关规章制度。

2.部门负责人或授权代表负责本部门会议室的使用申请和安排。

3.会议室使用权限不对外部人员开放，如需邀请外部人员参加，需经行政部批准。

4.使用者对会议室内的设备使用负有直接责任，如因个人操作不当造成设备损坏，需承担维修或更换费用。

5.使用者需确保会议内容符合法律法规，不得利用会议室进行违法活动。

6.使用者应保护会议室内的信息安全，不得泄露公司或他人的机密资料。

7.如会议室使用过程中发生安全事故，使用者应立即采取措施，并通知相关部门进行处理。

8.使用者需遵守会议室内的消防规定，确保疏散通道畅通无阻。

9.使用完毕后，使用者需对会议室进行清洁，并将情况反馈给行政部，以便进行后续维护。

10.对于未按规定使用会议室的行为，公司将根据具体情况追究相关责任。

四、会议室维护与清洁

1.行政部负责会议室的日常维护和清洁工作，确保会议室设施设备的正常运行和环境的整洁。

2.会议室内的家具、灯具、空调等设备定期进行检查和保养，发现问题及时报修。

3.会议室内外的卫生清洁由行政部安排专人负责，每日进行清洁，保持会议室的干净卫生。

4.使用者在使用会议室后，应自行清理会议桌椅、地面等区域，不得遗留垃圾。

5.如遇特殊活动或长时间未使用，行政部将进行深度清洁，包括但不限于地板打蜡、墙面清洁等。

6.会议室内的植物和绿植定期浇水、修剪，保持其生机和美观。

7.会议室内的任何损坏或遗失物品，使用者应及时报告行政部，以便及时处理。

8.行政部将定期对会议室进行安全检查，包括消防设施、应急照明等，确保安全无隐患。

9.会议室内的物品摆放需符合既定标准，如有变动，需通知行政部进行记录和调整。

10.任何对会议室的改进或更新建议，使用者可通过行政部提出，经审批后实施。

五、会议室使用费用与结算

1.会议室使用费用根据不同类型和规模的会议室进行分类，收费标准由行政部制定并公示。

2.部门或个人申请使用会议室时，需了解并同意相应的收费标准。

3.使用者需在会议结束后七个工作日内，向行政部提交费用结算申请，包括会议时间、参会人数、实际使用时长等详细信息。

4.行政部将根据申请提供的资料，核实会议室的实际使用情况，并计算出应付费用。

5.费用结算以人民币结算，接受现金、支票或公司内部转账等方式支付。

6.对于超时使用会议室的情况，将按实际使用时间额外计费。

7.如有特殊情况导致会议室无法使用，使用者应提前与行政部沟通，以避免不必要的费用产生。

8.行政部将每月汇总会议室使用费用，并向财务部门提交结算报告，确保费用的正确使用和记录。

9.对于未按时支付费用的使用者，行政部将发出催款通知，并采取相应措施追讨欠款。

10.所有会议室使用费用的收支情况，将按照公司财务管理制度进行审计和监督。

六、会议室使用记录与报告

1.行政部负责记录会议室的使用情况，包括预订时间、实际使用时间、参会人员等详细信息。

2.每次会议结束后，使用者需填写会议室使用记录表，内容包括会议主题、参会人员、设备使用情况等。

3.行政部将定期整理会议室使用记录，形成月度使用报告，供管理层审阅。

4.报告将包括