办公用品采购发放管理制度​.doc

办公用品采购发放管理制度?

一、总则

1.为加强医院办公用品的采购与发放管理，规范采购流程，合理控制成本，确保办公用品的有效供应与使用，特制定本制度。

2.本制度适用于医院各科室、部门办公用品的采购与发放管理。

二、职责分工

1.采购部门

-负责制定办公用品采购计划，依据各科室需求及库存情况进行统筹安排。

-筛选合格的办公用品供应商，建立并维护供应商档案，定期评估供应商的服务质量和产品质量。

-按照审批后的采购申请进行采购活动，确保所采购的办公用品符合医院要求。

-负责采购合同的签订、执行与管理，跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。

2.仓库管理部门

-负责办公用品的验收入库工作，对照采购订单和送货单，检查办公用品的品种、规格、数量、质量等是否相符，确保入库物品质量合格、数量准确。

-建立健全办公用品库存账目，做好库存物品的保管、保养工作，确保物品存放安全、整齐有序。

-定期对库存进行盘点，做到账物相符，及时向采购部门反馈库存情况，为采购计划的制定提供依据。

3.使用科室

-根据工作实际需要，定期提出办公用品采购申请，填写《办公用品采购申请表》，明确所需办公用品的名称、规格、数量等信息。

-做好本科室办公用品的使用管理工作，合理分配和使用办公用品，避免浪费。

-配合采购部门和仓库管理部门做好相关工作，如提供采购需求信息、协助验收等。

三、采购管理

1.采购计划制定

-采购部门应根据医院的年度预算、各科室办公用品需求以及库存情况，每季度制定一次办公用品采购计划，报主管领导审批后执行。

-对于临时性的办公用品需求，使用科室应提前填写《办公用品采购申请表》，经科室负责人签字后提交采购部门。采购部门根据申请情况，评估是否需要调整采购计划或进行紧急采购。

2.供应商选择与管理

-采购部门应通过多种渠道收集办公用品供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择至少三家合格供应商，并建立供应商档案。

-与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。

-定期对供应商进行考核评价，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作关系。对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励或增加采购份额；对于不符合要求的供应商，应及时终止合作。

3.采购流程

-采购部门根据审批后的采购计划或临时采购申请，向选定的供应商发送采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。

-供应商应按照采购订单的要求按时供货，采购部门负责跟踪采购进度，确保货物按时到达医院。

-货物到达医院后，采购部门应通知仓库管理部门和使用科室共同进行验收。验收人员应依据采购订单、送货单和相关质量标准，对办公用品的品种、规格、数量、质量等进行仔细检查，确保所接收的货物与订单一致。

-对于验收合格的办公用品，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》，并将入库信息录入库存管理系统。对于验收不合格的办公用品，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商在规定时间内更换合格产品或进行其他处理。

四、发放管理

1.领用申请

-各科室应指定专人负责办公用品的领用工作。领用人应根据本科室的实际需求，填写《办公用品领用申请表》，注明领用日期、领用科室、办公用品名称、规格、数量等信息，经科室负责人签字后提交仓库管理部门。

-对于贵重或限量使用的办公用品，领用人应详细说明领用原因和使用用途，经主管领导审批后方可领用。

2.发放流程

-仓库管理部门收到《办公用品领用申请表》后，应首先核对库存情况。如库存充足，应按照申请表上的内容及时发放办公用品，并在库存管理系统中记录发放信息，同时在《办公用品领用申请表》上签字确认。

-如库存不足，仓库管理部门应及时通知采购部门进行补货，并告知领用人等待采购到货后再行领用。

-发放办公用品时，仓库管理人员应确保所发放的办公用品质量合格、数量准确，并要求领用人当面清点确认。

3.特殊情况处理

-对于因工作需要临时借用办公用品的情况，借用人应填写《办公用品借用登记表》，注明借用日期、借用科室、借用人、办公用品名称、规格、数量、预计归还日期等信息，经科室负责人签字后向仓库管理部门办理借用手续。

-仓库管理部门应定期对借用的办公用品进行催还，借用人应在规定的时间内归还所借物品。如因特殊原因无法按时归还，借用人应提前向仓库管理部门说明情况，并办理延期归还手续。

-对于损坏或丢失的