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工厂受控文件管理制度

一、总则

（一）目的

为加强工厂受控文件的管理，确保文件的准确性、完整性和有效性，保证各项工作按照规定的程序和标准进行，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于工厂内所有受控文件的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、生产作业文件、管理文件等。

（三）职责

1.文件管理部门

负责制定和修订受控文件管理制度，并监督制度的执行。

负责受控文件的编号、分类、归档、发放、回收、销毁等工作。

定期对受控文件进行清理和审查，确保文件的有效性。

2.文件使用部门

负责本部门受控文件的接收、保管、使用和归还工作。

对本部门使用的受控文件进行定期检查，确保文件的完整性和有效性。

及时向文件管理部门反馈文件使用过程中发现的问题。

3.文件编制部门

负责本部门受控文件的编制、修订和审核工作。

确保文件内容符合相关法律法规、标准规范和实际工作需要。

配合文件管理部门进行文件的发放、回收和销毁等工作。

二、受控文件的分类与编号

（一）分类

1.质量体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。

2.技术文件：包括产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。

3.生产作业文件：包括生产计划、操作规程、设备维护保养规程等。

4.管理文件：包括行政文件、财务文件、人力资源文件等。

（二）编号

1.编号规则

受控文件编号由文件类别代码、年份代码、顺序号组成。

文件类别代码：采用大写字母表示，如“QS”表示质量体系文件，“JS”表示技术文件，“SC”表示生产作业文件，“GL”表示管理文件。

年份代码：采用公元纪年的后两位数字表示，如“23”表示2023年。

顺序号：采用三位数字表示，从001开始依次编号。

2.示例

QS23001表示2023年发布的第1份质量体系文件。

JS23002表示2023年发布的第2份技术文件。

三、受控文件的编制与审批

（一）编制要求

1.文件编制应符合相关法律法规、标准规范和实际工作需要，内容应准确、完整、清晰、易懂。

2.文件编制应结合工厂的实际情况，充分考虑文件的可操作性和有效性。

3.文件编制应采用统一的格式和编号，确保文件的规范性和一致性。

（二）审批流程

1.初稿编制：由文件编制部门负责起草文件初稿，确保文件内容符合要求。

2.部门审核：文件初稿完成后，由编制部门负责人进行审核，审核通过后提交给相关部门会签。

3.会签：相关部门对文件内容进行会签，提出修改意见和建议。编制部门根据会签意见对文件进行修改完善。

4.审批：修改后的文件提交给工厂主管领导进行审批。审批通过后的文件方可发布实施。

四、受控文件的发放与回收

（一）发放

1.文件管理部门根据文件审批结果，将受控文件发放至文件使用部门。

2.文件发放时，应填写《受控文件发放登记表》，注明文件名称、编号、发放部门、发放日期、发放份数等信息，并由接收人签字确认。

3.文件使用部门应指定专人负责受控文件的接收和保管工作，确保文件的安全和完整。

（二）回收

1.当受控文件需要修订或作废时，文件管理部门应及时通知文件使用部门回收旧文件。

2.文件使用部门在收到回收通知后，应将旧文件及时交回文件管理部门，并填写《受控文件回收登记表》，注明文件名称、编号、回收部门、回收日期等信息。

3.文件管理部门对回收的旧文件进行核对和登记后，按照规定进行处理。

五、受控文件的使用与保管

（一）使用

1.文件使用部门应严格按照受控文件的要求进行操作，确保工作质量和效率。

2.受控文件不得擅自复印、转借、涂改或丢失。如需复印或转借，应经文件管理部门批准，并办理相关手续。

3.文件使用过程中如发现文件内容有错误或不适用的情况，应及时向文件管理部门反馈，由文件管理部门进行修订。

（二）保管

1.文件使用部门应设立专门的文件保管场所，配备必要的保管设施，确保文件的安全和完整。

2.受控文件应分类存放，便于查找和使用。同时，应建立文件索引，注明文件名称、编号、存放位置等信息。

3.文件保管人员应定期对文件进行检查和整理，确保文件的整洁和完好。如发现文件有损坏或丢失的情况，应及时报告文件管理部门，并采取相应的措施进行处理。

六、受控文件的修订与废止

（一）修订

1.当受控文件的内容需要修订时，由文件编制部门提出修订申请，并填写《受控文件修订申请表》，注明修订原因、修订内容等信息。

2.修订申请经相关部门审核和主管领导批准后，文件编制部门负责对文件进行修订。

3.修订后的文件应按照原审批流程进行审批，审批通过后发布实施