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办公室值班员职责与要求制度

#办公室值班员职责与要求制度

##一、目的

为加强办公室值班工作的规范化、制度化建设，确保组织日常工作的有序运转，及时处理各类突发事件和紧急事务，保障信息传递畅通，结合本组织实际情况，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于在办公室承担值班任务的所有人员。

##三、职责与要求

###值班安排

1.办公室负责制定详细的值班表，明确值班人员、值班时间、值班地点等信息。值班表应提前公布，确保值班人员知晓自己的值班安排。

2.值班时间涵盖工作日下班后、周末、节假日等非工作常规时间。

3.值班人员应严格按照值班表执行值班任务，不得擅自调换。如有特殊情况需要调整，须提前向办公室负责人提出申请并获得批准，自行协调好替班人员，确保值班工作不受影响。

###值班职责

1.**信息接收与传递**

-值班人员应保持通讯畅通，及时接听值班电话，认真记录来电信息，包括来电时间、来电人姓名、单位、联系电话、事由等，并根据情况及时传达给相关人员或部门。

-接收传真、电子邮件等各类文件资料，做好登记，并及时通知相关人员查阅处理。对于紧急文件，要确保第一时间送达负责人手中。

2.**来访接待**

-热情接待来访人员，了解来访事由，做好登记工作。能当场解答或处理的问题，应给予及时答复和处理；不能当场解决的，要做好解释工作，并及时联系相关部门或人员协助处理。

-对于重要来访人员，应立即向办公室负责人或组织领导汇报，并按照指示做好接待安排。

3.**安全保卫与巡查**

-负责值班期间办公室区域的安全保卫工作，定时对办公区域进行巡查，重点检查门窗是否关闭、水电是否正常、消防设施是否完好等情况，确保无安全隐患。

-发现异常情况或突发事件，要及时采取措施进行处理，并按照应急预案迅速向上级领导报告。在事件处理过程中，要做好现场记录和证据收集工作。

4.**文件资料管理**

-妥善保管值班期间接收的各类文件、资料、信件等，不得随意丢弃或泄露文件内容。

-对需存档的文件资料，按照规定进行分类整理、登记造册，并及时移交档案管理部门。

###值班要求

1.**按时到岗**：值班人员应提前15分钟到达值班地点，做好值班准备工作，不得迟到、早退、脱岗。如遇不可抗力因素可能导致无法按时到岗，应提前电话告知办公室负责人，并尽快安排好替代人员。

2.**坚守岗位**：值班期间要保持高度的责任心，集中精力，不得从事与值班无关的事情，如玩游戏、看电视、睡觉等。

3.**做好值班记录**：认真填写值班记录簿，详细记录值班期间发生的各类事项、处理过程及结果等信息。值班记录应字迹清晰、内容完整、准确无误。

4.**严格遵守必威体育官网网址制度**：对值班期间接触到的组织机密信息、文件资料等严格必威体育官网网址，不得向无关人员透露。未经授权，不得擅自将文件资料带出值班场所。

##四、内部评审

1.制度初稿完成后，由办公室组织内部评审会议，邀请各部门代表参加。评审内容包括制度的完整性、合理性、可操作性等方面。

2.各部门代表应结合本部门工作实际，对制度提出意见和建议。办公室对评审意见进行整理汇总，形成评审报告。

3.根据评审报告，对制度进行修改完善，形成第二稿。

##五、法律审核

1.将修改后的制度提交给组织的法律顾问或法律事务部门进行法律审核。审核内容包括制度是否符合国家法律法规、行业规范等要求，有无法律风险和漏洞。

2.法律顾问或法律事务部门出具法律审核意见，对存在的法律问题提出修改建议。

3.根据法律审核意见，对制度进行进一步修改，确保制度的合法性和合规性。

##六、相关部门反馈

1.将经过法律审核的制度再次发送给各相关部门，征求部门意见和建议。相关部门应在规定时间内将反馈意见以书面形式提交给办公室。

2.办公室对各部门反馈意见进行综合分析，对于合理的意见和建议予以采纳，对制度进行多轮修改完善，形成最终的制度文件。

##七、实施计划

1.**制度发布**：制度经审批通过后，以正式文件形式发布至各部门。发布渠道包括组织内部办公系统、电子邮件等，确保全体员工知晓。

2.**培训宣传**：组织开展制度培训活动，对值班人员进行详细的制度解读培训，确保值班人员熟悉制度内容和要求。同时，通过内部宣传栏、组织会议等形式对制度进行宣传，提高全体员工对值班工作的重视程度。

3.**试运行**：制度发布后，设定[X]个月的试运行期。在试运行期间，办公室加强对值班工作的监督检查，及时发现问题并进行调整优化。

4.**正式实施**：试运行期满后，如无重大问题，制度正式全面实施。办公室定期对制度执行情况进行检查评估，确保制度有效执行。

##八、培训方案

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