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办公室公文写作与处理制度

#办公室公文写作与处理制度

##一、目的

为规范公司办公室公文写作与处理流程，提高公文质量和工作效率，确保公司信息传递的准确性、及时性和规范性，加强公司内部沟通与协作，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司办公室及各部门涉及公文写作与处理的相关工作。

##三、相关法律法规、行业标准及最佳实践参考

1.《党政机关公文处理工作条例》

2.《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）

3.同行业公司在公文管理方面的先进经验和成熟做法

##四、公文写作规范

###（一）公文种类

公司常用公文种类包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。各部门应根据具体工作需求，准确选用公文种类。

###（二）公文格式

1.**页面设置**：A4纸型，上页边距3.7cm，下页边距3.5cm，左页边距2.8cm，右页边距2.6cm。

2.**字体字号**：标题一般用二号小标宋体字，正文用三号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3.**排版布局**：行距一般为固定值28磅，页脚插入页码，页码用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

###（三）内容要求

1.**主题明确**：公文应围绕一个中心主题展开，观点鲜明，重点突出，避免内容冗长、繁杂。

2.**逻辑清晰**：公文结构应严谨，层次分明，段落之间过渡自然，符合逻辑推理。

3.**语言规范**：使用规范的现代汉语，用词准确、简洁、庄重，避免使用口语化、随意化的表述；正确使用标点符号。

4.**数据准确**：公文中涉及的数据、事实等信息必须真实、准确，如有引用应注明出处。

##五、公文处理流程

###（一）收文处理

1.**签收**：办公室指定专人负责公文的签收工作，对收到的公文进行清点、核对，确认无误后在收文登记簿上签字。

2.**登记**：对收文的日期、文号、标题、来文单位、密级等信息进行详细登记，录入公司公文管理系统。

3.**初审**：办公室对收文进行初步审核，重点检查公文的文种、格式、内容等是否符合要求，对不符合规定的公文，及时联系来文单位进行更正。

4.**拟办**：办公室根据公文的内容和性质，提出拟办意见，送相关领导或部门阅示。拟办意见应明确、具体，具有可操作性。

5.**批办**：公司领导根据办公室的拟办意见，对公文进行批示，明确承办部门和办理要求。

6.**承办**：承办部门按照领导批示要求，对公文进行办理。承办过程中如有需要，可与相关部门沟通协调，共同推进工作。办理完毕后，承办部门应在规定时间内向办公室反馈办理结果。

7.**催办**：办公室对公文的承办情况进行跟踪催办，对超过办理期限仍未反馈结果的部门，及时进行提醒和督促。

8.**归档**：公文办理完毕后，办公室按照档案管理的相关规定，对公文进行整理、归档，以备查阅。

###（二）发文处理

1.**起草**：各部门根据工作需要，按照公文写作规范起草公文。起草过程中应充分征求相关部门和人员的意见，确保公文内容的准确性和可行性。

2.**审核**：公文起草完成后，由起草部门负责人对公文的内容、格式等进行审核，审核通过后报办公室。办公室对公文进行进一步审核，重点审核公文的文种使用、格式规范、内容协调一致等方面，对不符合要求的公文，退回起草部门进行修改。

3.**会签**：涉及多个部门业务的公文，需经相关部门会签。会签部门应认真审阅公文内容，提出意见和建议，如有不同意见，应及时与起草部门沟通协商，达成一致后签字确认。

4.**签发**：公文经审核、会签通过后，由公司领导签发。重要公文或涉及面广的公文，需经公司主要领导签发。

5.**编号**：办公室根据公司发文编号规则，对已签发的公文进行编号。

6.**印制**：办公室按照公文格式要求，对公文进行排版、印制。印制过程中应确保公文的质量，做到字迹清晰、页面整洁。

7.**用印**：公文印制完成后，需要加盖公司印章的，由办公室按照印章使用规定进行用印。用印时应确保印章清晰、端正，与正文同处一面。

8.**分发**：办公室根据公文的主送、抄送单位，将公文进行封装、分发。分发方式可根据实际情况选择邮寄、专人送达、电子传输等方式。

9.**存档**：发文办理完毕后，办公室将公文的定稿、正本及相关附件进行整理、存档，以备查阅。

##六、制度实施计划

###（一）宣传培训阶段（[具体时间区间1]）

1.组织制度宣贯会议，向各部门负责人及相