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不飞则已,一飞冲天;不鸣则已,一鸣惊人。——《韩非子》
会议住宿接待方案
会议住宿接待方案
(一)会前工作:
1、与会议主办方洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。
4、与会议主办方确认会议接待方案。
5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。
6、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、
接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服
务。)(二)、跟进工作:
1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,
确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水
果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关
安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付
费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、
娱
安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的
人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表
及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
英雄者,胸怀大志,腹有良策,有包藏宇宙之机,吞吐天地之志者也。——《三国演义》
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
(三)、会后工作:
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印
刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作。
(四)、会议的筹备工作:
1、根据会议规模,确定接待规格。设定待规格。
2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名
或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、
会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这
样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要
求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路
线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了
解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。
它可以随会议通知一起发放。
3、会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议,
根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会
场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬
挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,
应擦洗干净,摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛统
一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:圆桌型,如果是使用
圆
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