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财务报销制度及报销流程

一、制定目的及范围

为规范公司财务管理，提高报销效率，确保报销流程的透明与合规，特制定本制度。本制度适用于公司所有员工的费用报销，包括差旅费、办公费用、业务招待费等。

二、报销原则

1.报销必须遵循“真实、合规、合理”的原则，确保所有报销项目均有相应的凭证支持。

2.所有报销必须在费用发生后的一个月内提交，逾期不予受理。

3.各部门应指定专人负责报销审核，确保报销流程的顺畅。

三、报销流程

1.报销申请

员工在发生费用后，需填写《报销申请表》，并附上相关凭证，如发票、收据等。报销申请表应包括费用发生的时间、地点、事由及金额等信息。

2.部门审核

报销申请提交后，部门负责人需对申请进行审核，确认费用的真实性和合规性。审核通过后，部门负责人在申请表上签字并注明审核意见。

3.财务审核

4.审批流程

财务审核通过后，报销申请将进入审批流程。根据公司规定，报销金额在一定额度内的可由部门负责人审批，超过额度的需报公司高层审批。审批意见应在申请表上明确记录。

5.报销支付

审批通过后，财务部将根据报销申请表及相关凭证进行支付。支付方式可选择银行转账或现金支付，具体由财务部决定。支付完成后，财务人员需在申请表上注明支付日期及方式。

6.归档管理

所有报销申请表及相关凭证需进行归档管理。财务部应定期对报销资料进行整理，确保资料的完整性与可追溯性。归档资料应保存至少三年，以备审计及查阅。

四、报销注意事项

1.报销申请表需填写完整，缺少信息将导致审核延误。

2.所有报销凭证必须为合法有效的票据，手写收据或无效票据将不予受理。

3.差旅费报销需附上行程单及相关票据，确保费用的合理性。

4.办公费用报销需附上发票，且发票需注明公司名称。

5.业务招待费需提供详细的招待记录，包括招待对象、事由及金额等信息。

五、反馈与改进机制

为确保报销流程的有效性与适应性，公司将定期收集员工对报销流程的反馈意见。财务部应根据反馈情况，及时对报销制度进行调整与优化。每年进行一次流程评估，确保流程的高效与合理。

六、培训与宣传

公司将定期组织财务报销制度的培训，确保所有员工了解报销流程及相关要求。新员工入职时，需进行财务报销制度的培训，确保其熟悉报销流程。

七、纪律与责任

1.报销人员应对所提交的报销申请负责，确保信息的真实性与合规性。

2.财务人员应对审核过程中的失误承担相应责任，确保审核的严谨性。

3.任何员工如发现报销流程中的违规行为，应及时向公司管理层报告，确保制度的执行力。

通过以上制度的制定与实施，旨在提高公司财务管理的规范性与透明度，确保报销流程的高效与顺畅。希望所有员工能够积极配合，共同维护良好的财务管理环境。