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大数据背景下电子档案管理系统的发展现状

及优化策略

刘子倩

河北省公共资源交易中心 河北 石家庄 050000

摘 要 如今，行政和事业单位内部文件管理已进入“互联网+”时代，大数据技术的应用不仅可以节省人力和物

力，还在一定程度上改变了行政和事业单位人员传统的办公及管理模式。一是大数据时代的电子档案管理与纸质档

案管理分开，电子档案有助于建立更加开放和共享的数字资源共享中心。二是目前电子档案管理系统功能强大，通

过与相应的电子档案存储介质相结合，有助于降低原纸质文件存储模式下档案存储及管理的压力与成本。

关键词 电子档案管理系统；发展现状；优化策略

引言2  电子档案管理系统的基本特征

在现代化管理水平不断提高的背景下，传统档案管理方法2.1档案信息数字化

的弊端逐渐凸显出来，存在纸质档案管理工作效率不高、档案以往的纸质档案管理通常依靠人工进行，缺乏电子形式和

资料保存风险高、易损坏等诸多问题，已经无法有效满足现在其他形态，所以总体的档案管理效率较为低下。而在信息化时

行政和事业单位档案管理人员的需求。通过对信息化技术的科代，传统的纸质档案管理逐渐被电子档案管理模式代替，逐渐

学利用，能够有效提升电子档案管理及应用的安全、准确性，衍生出电子文件，成为档案管理的主角。电子档案主要包括的

不断提升档案管理水平，提高档案管理服务质量，促进档案管形态有电子文件、音频、视频、数据等资料，电子档案管理系

理工作向着信息化方向发展，加快信息化建设步伐，方能促进统能够有效实现对各种信息资源的挖掘、对档案信息的实时归

档案工作的效率提升，满足群众对档案信息日益增长的各方面集、搜集、借阅，不断加强对档案信息的深度处理与挖掘。

[1]2.2档案资源共享化

需求。

电子档案主要是以信息为基础的，具有相对重要的资源共

1  大数据背景下档案管理创新的特征享功能。由于目前前端业务系统较为复杂，且有不少属于单位

随着大数据技术的发展，大数据技术给档案管理带来了新部门自建或由不同技术公司承建的信息化系统，其系统构架和

的发展方向，扩大了档案管理的深度。但大数据技术下的电子数据接口各不相同，这对电子数据归档与交换工作带来了很大

档案管理模式也对原有的纸质文件档案管理模式产生了较大影挑战。作为电子档案管理的一部分，可利用现代技术手段建立数

响，由此形成了海量反映各行政机关和事业单位履职活动的数字资源共享中心，确保档案信息资源的共享，并扩大电子档案的

据，迫切需要对其进行有效归档和安全保存，电子文件归档业使用和增值。因此，有关部门需要继续规范信息共享方式，优化

务的需求越来越大。在档案管理领域，大数据技术的整合带来管理举措，以便最大限度地发挥电子档案的作用和价值。

了工作环境、档案管理条件和方法的重大变化，这些变化具有2.3档案归档实时性

[2]

以下特点：①创新模式复杂。在大数据技术不断发展的基础为了便利档案资源的收集和扩大档案工作范围，电子档案

上，电子档案管理不再局限于一个业务链或传统技术的转变，管理需要进行大量的实时归档与审核操作，有关单位必须根据实

而是对整个归档管理业务链进行了优化重组，以便实现单位内际工作需求，梳理电子文件归档的业务流程，并开发相应的功能

部一系列管理手段的创新和业务协同增效。②技术条件持续优模块，充分利用档案数据在信息化战略整合中的支持作用，保证

化。随着大数据、区块链和人工智能等新技术的应用不断扩电子文件、音频、视频、数据等资料归档的及时性、实时性。

大，为档案管理提供了更好的技术条件和背景，并有效地提高2.