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研发项目文件归档制度

第一章总则

为了规范研发项目文件的管理，确保研发过程中的各类文件资料能够得到有效的收集、整理、保存和利用，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。研发项目文件是记录项目过程、成果及相关信息的重要依据，是公司决策、评估和改进的重要参考。

第二章适用范围

本制度适用于公司内所有研发项目的文件管理，包括但不限于项目计划书、需求文档、设计文档、测试文档、技术报告、会议记录及其他相关文件。所有涉及研发项目的部门和人员均需遵守本制度。

第三章目标

1.确保研发项目文件的完整性、准确性和可追溯性。

2.提高研发文件的管理效率，减少文件遗失和混乱的风险。

3.促进信息共享，提升团队协作效率。

4.保障研发文件的安全性，防止信息泄露。

第四章文件管理规范

4.1文件收集与整理

1.文件收集

各项目组应在项目启动阶段制定文件收集计划，明确需要收集的文件种类及格式。

2.文件整理

收集到的文件应按类别、时间、版本进行整理，确保文件结构清晰，便于查找。

4.2文件归档

1.归档要求

所有研发项目文件在项目结束后应及时归档，归档文件应包括：

-项目计划书

-需求文档

-设计文档

-测试文档

-技术报告

-其他相关文件

2.归档格式

文件应采用统一的格式进行归档，文件命名应清晰明了，包含项目名称、文件类型及版本号。

3.电子档案与纸质档案

所有文件应至少保留电子版和纸质版，电子档案需存储在指定的云存储或服务器中，纸质档案需存放在专用档案柜中。

4.3文件保管

1.保管责任

每个项目组应指定专人负责项目文件的保管，确保文件的完整性和安全性。

2.保管措施

文件保管场所应符合防火、防潮、防盗等安全要求，确保无关人员不得随意进入。

4.4文件查阅与借用

1.查阅规定

任何员工需要查阅研发项目文件时，应向文件管理负责人提出申请，填写查阅登记表，说明查阅目的。

2.借用规定

文件借用需经过项目组负责人批准，并在借用登记表上签字确认。借用文件应在规定时间内归还。

4.5文件转递

1.转递流程

文件转递应填写转递通知单，明确转递对象、文件名称及转递原因。转递过程应由专人负责，确保文件安全。

2.转递记录

所有转递的文件需建立记录档案，记录转递时间、转递人及接收人等信息。

第五章监督机制

为了确保本制度的有效实施，公司将建立文件管理监督机制。

5.1监督职责

1.专门监督小组

成立研发项目文件管理监督小组，负责对项目文件的收集、整理、归档及借用等情况进行定期检查。

2.定期审核

每半年对所有研发项目文件进行一次全面审核，确保文件管理的规范性与有效性。

5.2反馈机制

1.反馈渠道

所有员工可通过内部信箱、会议等形式对文件管理提出意见和建议。

2.整改措施

针对反馈意见，监督小组应及时分析并制定整改措施，确保持续改进。

第六章附则

1.解释权

本制度由研发管理部门负责解释。

2.生效日期

本制度自发布之日起实施。

3.修订流程

本制度如需修订，须由研发管理部门提出修订方案，经公司管理层审核后方可实施。

第七章结语

通过本制度的实施，旨在提升研发项目文件管理的科学化、规范化水平，保障项目的顺利进行和成果的有效利用。希望各部门、各项目组能够认真落实，确保制度的有效执行，推动公司的研发工作不断向前发展。