工程资料管理制度.docx

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目的

为规范项目工程资料管理，特制订本制度。

范围

适用项目的工程资料管理工作

术语与定义

图纸：包括但不限于系统图、平面图、设备详图、原理图；

设备技术资料：说明书及记录资料、设备检测记录、《设备运行记录表》、《巡检记录表》、《设备维护保养记录》等。

分类管理原则

本部级管理制度。

职责

岗位

职责

项目负责人

监督本规范的执行。

工程负责人

制定/优化工程资料管理制度；

确认工程资料领/借用手续；

组织新设备资料的移交及后期管理。

工程助理

落实本规范；

建立资料台账；

完成资料存档、保管及领/借用手续。

工程部员工

办理借阅手续，进行资料查找；

负责办理领/借用手续，进行资料使用。

方法及过程控制

资料分类

工程图纸类

项目相关的图纸资料，主要信息源自发展商及其他相关单位及部门；

图纸包括但不限于总平面图、图纸说明、分层平面图、结构图、建筑图、系统图（强电、给排水、暖通、弱电）、立面图、装修图、剖面图、详图、大样图、原理图等。

原始资料类

项目立项、审批、材料/设备进场的原有资料；

施工过程中每一道工序现场实测实量的记录资料；

项目开工资料、设计变更资料、设备/材料说明书、合格证、检测报告、工程量清单等。

设备资料类

项目建筑内各类设备、设施的统计及参数资料；

设备安装资料，调试记录；

运行记录、维保记录及维修记录等；

检测记录（水质检测、防雷接地测试安全阀检测等）。

日常文档类

部门内部或部门对外收、发的各类文件、资料及日常所处理的文件、资料（有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表等不同形式的历史记录）；

检查、检测记录；

审批、操作记录；

外委承包商提供的检测报告；

故障、缺陷记录。

二装类

项目入驻客户的二装图纸、资料；

甲方施工改造及小型工程资料等。

工程合同类

与外部单位签订的合同，主要针对项目建筑内设备设施的维保、维修、工程施工、改造等；

招投标资料。

管理要求

存档要求（通用）

原始资料保存时间为事物生命周期的2-5倍（符合国家档案存放标准）；

过程记录存放时间为5-8年；

图纸等原始文件第一时间存入会议室（如无源文件可将复印件、影印件或照片存档备查）；

各专业建立档案管理体系需交工程部办公室存档，包括所有的工程设备档案资料、维修维保记录等专业涉及的内容。对于档案中的问题，工程部与各专业负责人、档案接口人进行修改、完善；

为方便运行期间记录数据的查询、分析由各专业档案接口人负责本专业各类运行记录表格的短期（1个月）保存，保存期过后，统一将记录上交工程助理，进行统一保存；

各类档案统一存放档案盒或档案夹内并贴上标签；

妥善保存各类档案，如发现用途不明的资料应交工程部负责人审阅确定用途；

工程资料负责人应做好档案的收集、整理、鉴定和销毁、统计和利用等基础工作，熟悉所保管的档案情况。

查找与借阅（通用）

查找资料原则上在会议室指定的区域查阅，避免带出；

需要带出会议室查阅的要求有工程部负责人或项目负责人同意；

借阅档案时须经相应专业负责人以上人员批准，专业负责人借阅档案须经工程负责人批准，办公室进行登记《文件资料借阅登记表》，按期归还，如需续借的要重新登记；

工程图纸资料类：借阅时间最长为1天；

设备资料档案类：借阅时间最长为1周。

工程图纸资料

此类档案属物业管理处重要性档案，需永久保存；

在日常工作中由工程部办公室统一管理；

根据不同专业划分图纸，按要求统一编号、存档；

各专业均按照以下格式要求整理图纸如下；

图纸编号的原则：按照每份图纸上所给定的编号，工程部不再另行编号；目录格式如下：

如在实际工作中对图纸进行更改，需由各专业负责人在图纸上进行备注说明。

设备资料档案

此类档案属物业管理处重要性档案，需永久保存；

工程部办公室、各专业负责人共同进行管理；

根据专业划分设备资料，同时工程部办公室建立统一的表格；

主要用于记录各个设备设施的基本参数、厂家、相关说明等，以便对系统的全面了解和控制；

设备档案分别形成目录由工程部办公室统一备案；

各专业对相关设备发生的变化应及时在专业相关表格中进行修改，确保其时效性。

客户二装文档

该类档案根据工作要求进行存档，由工程部办公室统一管理；

文件按照机电改造、二装文件、竣工图纸等方面进行分类。

日常文档

该类档案根据工作要求进行存档，由工程部办公室统一管理；

文件按照收文、发文、会议纪要、工作报告、内部工作联系单、等方面进行分类。

合同文档

此类档案属重要性档案，需长期保存；

工程部办公室进行管理；

根据签约时间顺序保存资料，同时工程部办公室建立统一的表格；

用于记录各合同涉及工作项目、厂家、期限等相关说明等，以便对合同的全面系统管理；

EHS及风险管理

序号

风险

控制措施

1

存放安全

参照火灾应急预案

维护与解释

该作业规范解释权归项目工