客户投诉管理流程.docx

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客户投诉管理流程

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

流程目的

为更好地开展客户服务工作,提高客户满意度,从而提升客户忠诚度。

适用范围

适用于公司所有项目的客户服务工作。

术语/定义

一级投诉

符合以下任一条件的投诉:

1、集体投诉>10户

2、可能或已经引发诉讼的投诉

3、投诉发生3个月后由于我方原因仍未能得到有效解决的投诉

4、预计赔付金额可能达到5万以上的投诉

5、游行、媒体(报刊、外部网站等)曝光等方面的客户关系冲突事件

二级投诉

未达到一级投诉,且符合以下任一条件的投诉

1、3户<集体投诉≤10户

2、0.2万元<预计赔付金额≤5万元的投诉

三级投诉

未达到一、二级投诉,且符合以下任一条件的投诉

1、集体投诉≤3户

2、预计赔付金额≤0.2万元的投诉

3、其他投诉

表单模板

《下属公司项目客户投诉处理单》

《总部直管项目客户投诉处理单》

《客户回访记录表》(模板)

《项目投诉月报》

下属公司项目客户投诉管理流程

流程图

程序

步骤

任务名称

主责部门

工作内容

重要输入

重要输出

相关资料

备注

投诉收集

下属公司营销客服部

详细记录客户投诉事项内容及需解决处理主要问题

下属公司全体人员有责任在收到客户投诉时,主动将投诉事项报知营销客服部

客户投诉

下属公司项目客户投诉处理单

编制处理方案

下属公司营销客服部

判定受理投诉级别,并编制相应处理方案

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

物业公司从专业角度参与编制

审核

下属公司营销客服分管高管

从客服管理和下属公司管理两个方面进行审核,侧重客服管理视角

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

一、二级客户投诉

审核

下属公司总经理

从下属公司管理方面把控审核

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

一级客户投诉

涉及工程技术问题的投诉,工程技术部/工程管理部必须参与

审核

营销策划部

从营销角度进行审核

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

一级客户投诉

同步进行

客服管理部

从客服角度进行审核

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

审核

营销分管高管

从营销管理和公司管理两个方面进行审核,侧重营销管理视角

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

一级客户投诉

同步进行

客服分管高管

从客服管理和公司管理两个方面进行审核,侧重客服管理视角

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

审批

总经理

综合各专业意见进行审批

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审批意见

一级客户投诉

审批

下属公司总经理

综合各专业意见进行审批

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审批意见

二级客户投诉

审批

下属公司营销客服部负责人

从客服角度进行审批

下属公司项目客户投诉处理单

处理方案

审批意见

三级客户投诉

组织相关部门处理事件

下属公司营销客服部

组织相关部门及时处理,如需客户签字,应取得客户签字

投诉处理方案

客户投诉处理单

客户回访及关闭

下属公司营销客服部

询问客户服务质量;

询问客户建议;

询问对客户服务的评价。

客户投诉处理单(客户签字)

客户回访记录

编制投诉月报

下属公司营销客服部

针对各月客户投诉问题进行总结分析,汇总成报

下属公司项目客户投诉处理单

客户回访记录

项目投诉月报

审批

下属公司营销客服分管高管

综合部门意见进行审批

项目投诉月报

审批意见

发布投诉月报至相关部门

下属公司营销客服部

将投诉月报存档,用于后期分析,促进客户服务体系及各项工作的完善

项目投诉月报(审批意见)

接收记录

相关部门指被投诉部门

总部直管项目客户投诉管理流程

流程图

程序

步骤

任务名称

主责部门

工作内容

重要输入

重要输出

相关资料

备注

投诉收集

物业公司

详细记录客户投诉事项内容及需解决处理主要问题

公司全体人员有责任在收到客户投诉时,主动将投诉事项报知客服管理部,由客服管理部归集后转交物业公司

客户投诉

客户投诉处理单

编制处理方案

物业公司

判定受理投诉级别,并编制相应处理方案

总部直管项目客户投诉处理单

处理方案

客服管理部、营销策划部从各专业角度参与编制

审核

营销分管高管

从营销管理和公司管理两个方面进行审核,侧重营销管理视角

总部直管项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

一、二级客户投诉

审核

客服分管高管

从客服管理和公司管理两个方面进行审核,侧重客服管理视角

总部直管项目客户投诉处理单

处理方案

审核意见

一级客户投诉

涉及工程技术问题的投诉,总部直管项目部/工程

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