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“专用书信”的写作知识介绍（一）

一、专用书信的含义

专用书信，是指与某些工作有关或在某些特定场合就某

一专门事项使用的书信。专用书信的明显特点是具有针对性，

每种专用书信都是针对某类公务或某种特定事情而使用。专

用书信都要有标题。由于某些专用书信是机关单位为公务而

写的，因此还要加盖公章。

二、专用书信的种类

专用书信的种类很多，有介绍信、证明信、感谢信、表

扬信、贺信、慰问信、求职信、应聘信、投诉信、请柬、聘

书、申请书，等等。

三、专用书信的作用

专用书信都是为特定的事而写，具有联系和处理事务的

作用。每种专用书信都有其特定的使用场合，不同类型的专

用书信有不同的具体作用。有的起接洽、凭证、知照的作用，

如介绍信、证明信、请柬等；有的起表达礼仪、传递情感的

作用，如感谢信、慰问信等；还有的具有宣传鼓励的作用，

如表扬信、贺信等。

四、专用书信写作注意事项

一是要实事求是。专用书信都是为解决问题、处理事务

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而写的，信中常常涉及对情况的介绍，如介绍信、证明信、

感谢信、表扬信、投诉信、求职信、推荐信等。在介绍情况

时一定要实事求是，不能夸大和缩小，以免情况失实带来不

良后果。

二是要慎重严谨。如果说实事求是是对写作者的品质和

作风提出的要求，那么慎重严谨则是对写作者态度方面提出

的要求。实事求是要求写信者不能人为地改变事情的真相；

慎重严谨则是提醒写信者不能因为马虎导致意思表达不准

确，造成对方误解而误事。写重要的专用书信，最好先打草

稿，认真修改后誊清，誊清后还应该仔细检查。

三是要注意与收信者的关系。专用书信有的写给组织，

有的写给个人；有的以单位名义写，有的以个人名义写；有

的向对方有所求，有的则表示关怀或感谢。写信者要摆正自

身的位置，使用适合自己身份的得体的语言，表达真挚的情

感。

四是要注意简洁。专用书信都是为处理事务而写，应以

把意思表达清楚为原则，与索要办理的事情无关的话一律不

写，努力做到言简意赅。

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