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政府办内部档案管理制度

篇一：办公室档案管理制度

办公室档案管理制度

为加强医院办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统

性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档(聘请县档案局专职人员)

第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、

上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公

室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文

件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理

完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内

部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编

辑物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件

之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、

分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

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1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的

保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌

的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为

永久保存。

（2）长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文

件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

（3）短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种

文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。

第六条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单

一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组

合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组

合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

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第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情

况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批

文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，

定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用

的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办

理销毁手续。

第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档

的文件整理

立卷，向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应

符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案

卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构

完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另

一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存

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放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，

搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管

领导审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原

则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、

纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的

安全与完整。

第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利

用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全

与必威体育官网网址。不

得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案

时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，