事业单位档案室落实《机关档案管理规定》策略研究——使用Excel.pdfVIP

ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ企业档案工作聚焦21

事业单位档案室落实

《机关档案管理规定》策略研究

——使用Excel软件实现科技项目档案快速预组卷

◎夏冰姜洋

［摘要］要切实落实《机关档案管理规定》，做好科技项目档案管理，整理方法很重要。本文从科技项目档案

管理工作实践出发，探索了使用Excel软件实现科技项目档案快速预组卷的具体办法，方便兼职档案员快速

完成预组卷和编目，以提高科技项目档案整理效率。

事业单位科技项目存在重申请、轻管理的现象，一般事业单位没有单独的档案库房，或者虽有

往往到验收环节才想起来整理归档，究其原因，还是库房但无专业管理人员，更甚者没有专门的档案存

材料管理存在弱点，特别是项目档案的编目、组卷、放用房。更不用说非档案专业部门存放条件差，收

统计比较复杂，非专业人员难以快速掌握。《机关档集范围窄，不利于档案整体把控。

案管理规定》(以下简称《规定》)颁布实施已两年，然事实上传统档案收集主要是纸质档案，但电子

而实际落实恐怕还需要逐渐推进，因为这不仅需要文档、业务数据、邮件、网页、实物几乎没有收集或很

工作人员心理上的适应，更重要的是单位需要对档少收集，这需要档案部门加强指导。

案管理架构和制度梳理，以便调整、修订、制定最适(三)集中管理统一组卷是事业单位监管内控的

合的方案、配套制度并贯彻实施。要求

为此，本文对科技项目档案进行分析，从中得出法规、项目周期、档案验收的严格规定决定了项

了一套能够快速组卷的Excel标准化模板，利用这目档案工作是一个系统工程，不能单打独斗，必须整

种方式能够快速掌握科技项目档案整体情况，获悉体规划、形成合力、集团作战。审计署对XX院的审

文档管理薄弱环节，从而规范档案管理工作。为便计报告显示：XX院所属国家XX中心2012年用已完工

于理解，本文以基建项目为例。项目申报预算，套取财政资金912万元；XXA所2009

一、档案集中组卷的必要性年重复申报项目，套取财政资金606万元。2008年

(一)强制性要求以来，部分院属机构在基本支出、课题和项目经费中

《规定》第一章总则第五条强调：机关的全部档列支无关支出等15826.84万元。2013年，XXA所、

案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档XXB所、XX中心超预算列支出国费用884.47万元

案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开……

发。国家档案局以第13号令的形式颁布，对各级党审计署2014年第8号公告称，XX学院原执行院

和国家机关、人民团体具有强制性。第七章附则第长在负责“核高基”项目科研课题期间，编造劳务人

六十九条提出，事业单位、社会团体可参照执行。第员名单冒领劳务费(后被判刑10年半)；XX大学两位

一章总则第四条规定：中央、地方专业主管机关应当知名教授因负责的课题组使用与课题无关的票据报

根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导销科研经费遭处分。

下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导，以上因档案管理不善、把关不严出现严重问题，

因此对事业单位也具有一定的约束力。相关责任人受到法律惩罚，但我们仍需思考如何完

(二)非档案部门缺少档案存放条件，难以