数字档案室管理制度.docx

数字档案室管理制度

第一章总则

为加强组织内部数字档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合组织实际情况，特制定本制度。数字档案是记录组织历史、业务、活动等的重要依据，是实现信息化管理的重要组成部分。本制度旨在明确数字档案的管理目标、适用范围、管理规范和操作流程，确保数字档案管理的科学化、规范化和高效化。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.确保数字档案的安全性、完整性和可用性。

2.提高数字档案的管理效率，促进信息的共享与利用。

3.规范数字档案的存储、查阅、借用和转递流程，防止信息泄露。

4.建立健全数字档案的监督和评估机制，促进持续改进。

2.2适用范围

本制度适用于组织内所有部门和员工涉及的数字档案管理，包括但不限于电子文件、扫描档案、电子邮件、数据库记录等。

第三章管理规范

3.1数字档案的收集与归档

1.所有数字档案应按照统一的标准进行收集和归档，确保信息的完整性和一致性。

2.数字档案的收集应包括以下内容：

-电子文档（如合同、报告、会议纪要等）

-电子邮件记录

-数据库中的重要信息

-其他相关的电子材料

3.数字档案的归档需由相关责任部门进行，归档内容需经过审核，确保信息的准确性和合法性。

3.2数字档案的保管

1.数字档案应存储在经认证的安全服务器上，采取必要的技术措施防止数据丢失、损坏或泄露。

2.定期对存储的数字档案进行备份，备份数据应存储在异地，确保在紧急情况下能够恢复。

3.设置访问权限，只有经授权的人员才能访问敏感数字档案，确保信息的安全性。

3.3数字档案的查阅与借用

1.员工如需查阅或借用数字档案，需填写申请表并向相关部门提交审批。

3.借用数字档案的情况应记录在案，借用人需在规定时间内归还，逾期未还的，需说明理由并申请续借。

3.4数字档案的转递

1.数字档案的转递需通过安全的电子邮件或加密传输方式进行，确保信息的安全性。

2.转递的数字档案需填写转递通知单，记录转递的时间、内容及接收人信息。

3.对于重要的数字档案，需进行确认回执，确保档案准确无误地转递到位。

第四章操作流程

4.1数字档案的收集流程

1.相关部门收集数字档案时，需按照标准格式进行整理。

2.提交归档申请，附上相关材料，报送至数字档案管理部门审核。

3.数字档案管理部门审核通过后，将档案录入系统并归档。

4.2数字档案的保管流程

1.归档后的数字档案需立即存入指定的安全服务器。

2.定期进行备份，并记录备份数据的存储位置和时间。

3.每年进行一次全面的数字档案安全检查，评估存储和访问情况。

4.3数字档案的查阅与借用流程

1.借阅申请由员工填写并提交至相关部门。

2.相关部门审核后，若批准，则提供查阅或借用权限。

3.借用人需在规定时间内归还，归还后需填写确认表。

4.4数字档案的转递流程

1.转递申请由相关部门提交，并填写转递通知单。

2.使用安全的电子邮件或加密方式进行转递。

3.接收方需在收到档案后及时确认，并返还回执。

第五章监督机制

为确保数字档案管理制度的有效实施，特建立如下监督机制：

1.定期对数字档案管理情况进行检查和评估，发现问题及时整改。

2.建立反馈机制，鼓励员工对数字档案管理提出建议和意见，持续改进管理流程。

3.设立专门的档案管理委员会，对数字档案的管理进行监督，确保制度的执行情况。

第六章附则

1.本制度由数字档案管理部门负责解释。

2.本制度自颁布之日起实施，所有相关部门和员工应严格遵守。

3.本制度如需修订，须经数字档案管理委员会审核，并报组织领导批准。

附录

附录一：数字档案管理责任分工

|职位|职责|

|数字档案管理员|负责数字档案的收集、整理、存储和维护。|

|部门主管|负责本部门数字档案的管理和监督。|

|IT支持团队|负责数字档案系统的技术支持和安全管理。|

|员工|负责自身数字档案的及时更新和维护。|

附录二：数字档案管理申请表

|项目|内容|

|申请人姓名||

|部门||

|申请日期||

|申请内容||

|备注||

通过以上制度的实施，确保数字档案的管理更加科学化、规范化，为组织