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办公用品管理制度

第一章总则

为规范本单位办公用品的管理，保障办公用品的有效使用和合理配置，提升工作效率及降低办公成本，依据国家相关法律法规及单位内部管理规定，特制定本制度。本制度适用于本单位所有部门及员工的办公用品管理工作。

第二章制度目标

1.确保办公用品的合理采购、使用、保管及报废处理；

2.提高办公用品使用效率，节约资源，降低成本；

3.加强对办公用品的监督管理，防止浪费和损失；

4.提供明确的责任分工和管理流程，增强员工的责任意识。

第三章适用范围

本制度适用于本单位所有部门、员工及相关外部供应商，涵盖所有办公用品的采购、使用、管理及报废等环节。

第四章管理规范

4.1办公用品的分类

办公用品按照使用性质分为以下几类：

1.文具类：如笔、纸、文件夹、胶水等；

2.电子类：如电脑、打印机、复印机及其耗材；

3.消耗品：如饮用水、茶叶、一次性餐具等；

4.办公家具：如桌椅、柜子等。

4.2办公用品的采购

1.采购申请：各部门需根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，并报送至综合管理部；

2.采购审批：综合管理部负责审核采购申请，确保采购的必要性和合理性；

3.采购方式：优先选择与本单位建立长期合作关系的供应商，确保质量和价格的合理性；

4.采购记录：所有采购行为需详细记录，包括采购日期、品名、数量、单价及供应商信息。

4.3办公用品的使用

1.使用责任：各部门负责人对本部门办公用品的使用负责，确保合理使用，不得私自挪用或转让；

2.使用登记：对重要办公用品（如电脑、打印机等）进行登记，记录使用人及使用情况；

3.使用培训：定期对员工进行办公用品使用培训，提高使用效率，降低损坏率。

4.4办公用品的保管

1.保管责任：各部门需指定专人负责办公用品的管理和保管，确保物品安全；

2.保管条件：办公用品需存放在专用库房内，采取防潮、防火、防盗等措施，确保物品完好；

3.定期盘点：每季度进行一次办公用品的盘点，及时发现和处理损失情况。

4.5办公用品的报废

1.报废申请：办公用品达到使用期限或损坏严重时，须填写《办公用品报废申请表》，由部门负责人签字确认；

2.报废审核：综合管理部负责审核报废申请，确认后进行报废处理；

3.报废处理：报废的办公用品需按公司规定进行处理，确保不造成环境污染。

第五章执行流程

5.1采购流程

1.提交采购申请→

2.审核采购申请→

3.确定供应商→

4.完成采购→

5.入库登记→

6.通知使用部门。

5.2使用流程

1.办公用品发放→

2.使用登记→

3.定期检查使用情况→

4.收集反馈意见。

5.3报废流程

1.填写报废申请→

2.提交审核→

3.确认报废→

4.进行处理→

5.更新库存记录。

第六章监督机制

1.监督责任：综合管理部负责对办公用品的使用、保管及报废进行监督，发现问题及时处理；

2.定期检查：每年进行一次全面的办公用品使用情况检查，确保制度的落实；

3.记录反馈：建立问题反馈机制，员工如发现办公用品管理问题可向综合管理部提出，及时整改。

第七章附则

1.本制度由综合管理部负责解释；

2.本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准；

3.本制度根据实际情况适时进行修订，修订程序与制定程序相同。

通过以上制度的实施，我们希望能够有效地管理办公用品，提升工作效率，减少资源浪费，为单位的发展提供更好的支持。