第二章_会务工作课件(共46张PPT)《秘书实务》同步教学（高教版）.pdf

第二章会务工作

第一节

会务管理

·这里就是

天目湖风

景区了，

这次会议

就要在这

里召

开

天目湖风景区会务组办公室：

王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来

了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不

能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长

和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现

在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议

记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格

式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一

份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与他们

风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项

服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差

错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我

先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一

对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，

我好赶紧上报处理。“

会议事务处理规定

节会议计划检查要点：

(一)

项目审核备注

会议名称

会议时间

会议主题和议题

与会单位和人员

人数

主持人及工作

人员

会议资料

◆(一)会议筹备及活动审核要点：

◆议程安排

◆会议应发资料

◆会议记录安排

◆幻灯或录影设备

◆会场预订

◆制作来宾名册

◆纪念品的制作与发放

◆预订回程票

·会场布置

·宴会及座位顺序

安排

·新闻摄影

·酬谢金

·住宿安排

·胸章名牌

·看板和标示板

·支付食宿费用及

出纳

·会议值班及保卫

相关知识：

(一)会场布置

◆要根据会议

的规模、性

质和需要来

布置。不同

的布置形式，

体现的意义、

气氛和效果

均不相同。

(1)会场布置方式

·相对式：

西南财经大学二00四级研究生开学典礼

·主席台与代表席采取

上下面对面方式，突

出主席台的位置。分

为礼堂形、教室形、

弦月形。

◆教室形会场

有限公司

弦月形会场二届申力用户大会

全围式

·:不设专

门的主席

台，所有

与会者均

围坐于一

起。分为

圆形、椭

圆形、长

方形，多UFF

边形。

文和社会料学

及台障肃A醒片主任会

半围式：

◆介于相对式与全围式

之间，设有主席台，

但在其正面和两侧安

排代表席，这样即突

出了主席台的地位，

又有融洽的氛围，比

较适合中小型工作会

议。分为马蹄形、T

字形、巩桥形。

分散式：

◆将会场分为若干个中

心，每一中心都有一

个主桌，在一定程度

上，即能突出主桌的

地位和作用，又给与

会者提供多个交流的

机会，气氛较为轻松

和谐。分为圆桌形、