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学生资助工作档案管理制度

第一章总则

为加强学生资助工作的档案管理，保障档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家和学校相关规定，特制定本制度。学生资助档案是记录学生资助申请、审核、发放及使用情况的重要文件材料，是学校进行学生资助管理、评估和决策的重要依据。

第二章制度目标

1.确保档案的规范化管理：建立科学、系统的档案管理制度，规范档案的收集、整理、保管及使用流程。

2.提高工作效率：通过电子化、信息化手段，提升档案管理的效率，方便师生查阅与使用。

3.保障信息安全：加强对档案的必威体育官网网址管理，确保学生个人信息和资助信息的安全性。

4.促进透明管理：实现资助工作的透明化，确保资助政策的公开、公平、公正。

第三章适用范围

本制度适用于学校内所有与学生资助相关的档案管理工作，包括但不限于：

1.学生资助申请档案

2.资助审核材料

3.资助发放记录

4.资助使用情况反馈

5.资助评估与总结材料

第四章管理规范

第1节档案收集与归档

1.档案内容：学生资助档案应包含以下材料：

-资助申请表

-学生家庭经济情况调查表

-审核意见及审批文件

-资助发放记录

-资助使用情况反馈

-其他相关材料

2.归档要求：

-所有归档材料必须字迹工整、内容完整，确保信息准确无误。

-所有档案应按年度、类别分门别类整理，便于查阅。

第2节档案保管

1.保管责任：资助管理部门负责档案的保管，指定专人负责档案的管理与维护。

2.存放要求：

-档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

-每份档案应逐一编号登记，并定期进行核查，确保档案的完整性和安全性。

第3节档案查阅与借用

1.查阅流程：

-学生或教职工需查阅档案时，需填写申请表，经过资助管理部门批准后方可查阅。

-查阅过程中应遵循必威体育官网网址原则，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

2.借用规定：

-档案原则上不外借，特殊情况需外借时，需经过学校领导批准并填写借用登记。

-借用档案需在规定时间内归还，逾期未还需说明理由。

第4节档案转递

1.转递要求：

-档案在转递过程中需密封，禁止个人携带。

-转递档案需填写转递通知单，并由双方签字确认。

2.核对流程：

-对转入的档案，接收方应及时核对无误，并办理通知单回执。

第五章执行流程

1.档案收集：资助管理部门在每学期开始时收集学生资助申请材料，并进行整理。

2.档案审核：审核小组对申请材料进行审核，形成审核意见，并将结果反馈给申请学生。

3.档案发放：对通过审核的学生，及时发放资助，并记录发放情况。

4.档案更新：根据资助使用情况，定期对档案进行更新，确保所有信息的准确性。

第六章监督机制

1.内部监督：资助管理部门定期对档案管理工作进行自查，确保各项规定的落实。

2.外部审计：每学年末，学校应聘请第三方审计机构对学生资助档案进行审计，确保档案管理的透明性和规范性。

3.反馈渠道：建立学生反馈机制，鼓励学生对资助工作提出意见和建议，以改进档案管理工作。

第七章附则

1.解释权：本制度由资助管理部门负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，相关修订将在每年年初进行评估与更新。

结语

通过建立完善的学生资助工作档案管理制度，学校将更加有效地规范学生资助工作，确保每一位需要帮助的学生都能获得及时的资助支持。同时，通过透明的档案管理，提升学校的管理水平，促进学校的良性发展。