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关于全市企业档案集中扫描的调研报告

20XX年X月，XX活动开展以来，信息中心广大党员干部认真对标对表要求，深刻学习领会XX，针对自行扫描存在的问题、风险进行了认真梳理、整改和落实。同时，相关人员深入XX等部分区县，就大家对现行扫描方式存在的问题和困惑，逐一进行处理和解答和处理；并对机构调整后是否延续集中扫描的问题，征求其分管局长、注册登记科长、档案管理员的意见、建议，现将其调研情况整理汇报如下：

一、调研主题

深入部分区县，征求和了解大家对现行扫描方式、扫描效率、扫描质量的意见建议；逐一处理大家提出的问题和解答其困惑；合理采纳好的意见建议，优化和提高录入工作，更好为基层、为民服务；对机构调整后，是否延续集中扫描的问题做出科学理性分析。

二、调研概况

（一）目前全市企业登记档案扫描录入现状

为加强对全市企业书式登记档案的规范化管理，有效保护好纸质档案载体，防止书式登记档案被恶意篡改和积极对外开展查询服务，经XX年XX月的局长办公会研究决定，对全市的企业书式登记档案实行全面的电子化管理。

为贯彻市局局长办公会精神，加速企业书式登记档案电子化，提升其管理上台阶、上档次，原工商档案信息服务中心在充分学习北京、上海、南京、深圳等工商局先进成功经验的基础上，通过对外公开招标确定XX科技有限公司（以下简称XX公司）为我局企业书式登记档案扫描录入的承建商和电子档案查询系统软件开发的集成商。

20XX年1月，原工商档案信息服务中心在充分了解全市所有企业书式登记档案的归档及历史状况后，组织开展了全市企业书式登记档案的扫描录入及建库工作，逐一解决了企业书式登记档案存在的各类历史遗留问题。通过全系统广大干部职工的紧密配合，原工商档案信息服务中心的精心组织、管理及XX公司员工一年多的辛勤努力，重新规范、整理、扫描和装订了全市所有的企业书式登记历史登记档案和当年的新增、变更、注（吊）销企业书式登记档案。

20XX年X月XX日，原工商档案信息服务中心试行开通了全市企业登记档案资料联网查询，在提高系统内部员工办公效率的同时，又方便了社会公众的查询，产生了巨大的社会效益。截止目前，对外接待查询企业XX万户，打印XX万页。

由于电子档案扫描录入工作的专业性较强，在所有历史档案规范整理完毕后，为充分保护这批珍贵的数据资源，确保书式档案的完整性和扫描录入工作的连续性，针对自行扫描中可能出现的问题和风险，参照北京、上海、江苏、厦门、深圳、成都、福州市工商局等系统同行和市内档案局、房管局、医院等相关单位扫描业务外包的相关做法，20XX年第11次局长办公会审议和通过了《新增企业登记档案扫描录入后续合同的签订及合同报价金额的问题》，会议同意：新增企业登记档案扫描仍延续集中扫描，并从2009起，将企业书式登记档案扫描录入经费作为经常性项目经费纳入年度预算安排。截至今日，共计扫描企业XX万户，书式登记档案资料X亿多页，入库数据容量XTB。

（二）企业书式登记档案扫描录入整体工作流程简介

（图一：扫描、入库流程）

1、扫描流程

扫描流程简单归纳为：档案领取→档案分解→档案排序→页码编排→目录编写→数据录入（A4纸扫描、A3纸扫描）→电子档案制作：图像纠偏、压缩、去黑边、编写后缀等→打印档案盒索引信息、封皮目录等→原档装订：分开业卷、变更卷、年检卷、注（吊）销卷、其他卷→档案交还。

2、入库流程

数据入库流程简单归纳为：电子档案数据内部质检→监理公司数据抽检（抽检率1%）→合格数据，批量导入入库→不合格数据重扫→入库图像数据备份。

3、企业书式登记档案扫描后缀分类说明

R：法定代表人及相关资料（首度代表或长驻代表）：法人资料、证明，必须为该公司法定代表人，一般在开业、变更资料中。在有法人的资料中，人营业执照、法人登记证中找出法人。分支机构属于非法人机构，此时R为首席代表、长驻代表或负责人等及相关资料。开业中发起人名录一般为投资。

L：董事资料：在国有老企业中一般没有董事资料，董事资料一般在公司或企业中如内资、私营和外资中，可以看档案的开业资料，年代很久的一般是国有老企业，没有董事资料。

Z：章程、规定、制度：公司或企业成立时必须提交章程（含章程修正材料）：另外章程变更、修改也属章程，还有外资中的合同规内容也可以定为章程。

D：住所（地址）：为公司或企业的经营场所、办公地厂房、仓库、分支地点、自建场所等等一般都为住所资料。该资料一般为租房协议、房产证明、土地开发证明、平面图、政府规划等等与住所相关的资料。（注：夹在验资或审计中间的土地资料相应的为Y或S）。

A：企业证照（登记证）：分为两种：企业法人营业执照和公司营业执照。企业登记证、注册证、营业执照为公司或企业的营业执照、法人执照等等。分支机构中母公司的营业执照，改制企业中原单位的营业执照。（注：投资方营业执照加T，验资、审计方