文件控制程序及表格.pdfVIP

文件控制程序及表格--第1页

一、文件控制程序

1、目的

对文件进行控制，确保各有关场所及时得到和使用有效版本的文件。

2、合用范围

合用于与食品安全、质量、环境管理体系有关的文件的控制。

3、职责

3.1总经理负责手册和程叙文件的批准、发布。

3.2管理者代表(兼食品安全小组组长)负责手册和程叙文件审核，负责组织有关人员对现

有文件进行评审。

3.3文控中心负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。

3.4各部门相关文件的编制和使用保管，部门负责相关文件的批准。

4、工作程序

4.1新文件的编号

4.1.1管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、

程叙文件进行编号。

4.1.2其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号(文件取号参照《文件编号、

版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》)。

4.1.3取号时应填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。

4.2文件的编写

4.2.1手册和程叙文件由管理者代表组织编写。

4.2.2食品开辟部负责编制技术文件，包括技术标准、采购规范、工艺文件。

4.2.3食品安全小组负责编制PRP，OPRP，HACCP计划，其他管理文件、作业指导书由相关

部门组织编写。

4.2.4同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。

4.3文件的审批

4.3.1手册、程叙文件由管理者代表审核、总经理批准；PRP，OPRP，HACCP计划由食品安

全小组中指定的成员审核，食品安全小组组长批准。

4.3.2技术文件由食品开辟部主管工程师审核，经理批准。

4.3.3检验规程由品管部经理负责审核、批准。

4.3.4其他部门级管理文件、作业指导书由相关部门负责人负责审核、批准。

4.3.5公司级管理文件由总经理批准。

4.3.6文件在送审的同时需填“文件分发清单”以确定分发部门，并由此文件的审批人负责

审批“文件分发清单”。

4.4文件的发放

4.4.1受控文件原稿在提交给文控中心前，送交人应对文件进行以下确认：

a)是否进行有效的批准？

b)可不是、文件号、版本号、页数是否完整？

如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。

受控文件的范围见《受控文件的范围规定》。

4.4.2将文件连同“文件分发清单”提交文控中心，文控中心将收到的文件原稿做好编目登

记，填写“文件归档编止清单”。

4.4.3文控中心文件管理员根据“文件分发清单”的总份数进行复印，在复印文件上加盖“受

控文件”印章。

4.4.4文控中心文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在“受控文件分发回

文件控制程序及表格--第1页

文件控制程序及表格--第2页

收记录”上签收。

4.4.5受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。

4.4.6当需使用文件的人员未放你一马文件时，不得随意借用其他人的文件，应填写“文件

领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，到文控中心办理领用手续。公司内不得

使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由文控中心收回，并追究其责

任。

4.4.7当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发(应在“文件领用

申请表”中做出丢失原因的说明)。文控中心在补发文件时应赋予新的分发号，并在“受控

文件分发回收记录”是注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分民号通知各部门，

防止误用。

4.5文件的以旧换新

4.5.1结于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心