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物业项目档案管理工作规程--第1页
编号XY-WI-YG-13
体系文件名称运营管理工作手册
版号/状态A/0
文件标题项目档案管理工作规程生效日期2021-01-08
1整理归档
1.1每月10日前，由各部门负责人将各岗位上月的质量记录整理、装订、加封面成册交至
档案管理人。对于所有的工程移交资料包括图纸、验收记录等应在移交手续完成后立
即归档，公司自购的重要材料及大型设备说明书、合格证、检验报告应在设备开箱后
立即归档保存。
1.2档案管理人员负责对物业服务中心档案的收集、分类整理、归档、保管、利用等工作。
1.3所有资料正式归档前必须通过各部门负责人的仔细检查、核对，确保归档材料真实准
确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。
1.4不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。
1.5各类档案应按部门、系统进行分类，统一存放于档案盒并贴上标签。
1.6档案在排列上架时，要按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下地排列，以
便管理、查找。
1.7档案管理要严格执行必威体育官网网址制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
2归档范围
2.1物业接管验收档案的归档范围，包括档案的接管清单、物业产权档案、综合竣工验收
档案、建筑物档案（包括建筑物设计图纸、说明书、质量保证书）公共设施设备验收
档案、建筑物使用功能改造及结构变更档案。
2.2工程档案的归档范围：
2.2.1物业前期与地产及施工单位移交验收时累积的资料。包括：各专业竣工图纸、分项工
程验收记录、检测报告、工程施工及设备采购合同文件复印件、各设备的技术操作说
明书、光盘文件、软件、合格证等。
2.2.2物业移交时与开发商签订的交接记录、验收记录、工程遗留问题整改记录。
2.2.3物业入伙时与业主签订的房屋验收记录、交接记录、相关函件等。
2.2.4与工程外包单位签订的合同文件。
2.2.5发往外单位及集团内部的相关联系函件及回函。
2.2.6物业大型设备的试运行记录、调试记录、维修记录表格等。
2.2.7外委施工单位的工作日志，以及相关维修记录表格、系统检测报告等。
2.2.8物业系统设备的机电设备台帐、设备卡等。
物业项目档案管理工作规程--第1页
物业项目档案管理工作规程--第2页
编号XY-WI-YG-13
体系文件名称运营管理工作手册
版号/状态A/0
文件标题项目档案管理工作规程生效日期2021-01-08
2.2.9系统设备的值班运行记录、运行抄表记录、巡查记录、日常维护保养记录、定期维护
保养记录、维修记录。
2.2.10客服部门开具的工作联系单、特约维修服务工作联系单。
2.3物业服务中心文件档案的归档范围，包括提供给业主（客户）的日常文件档案、外来
文件、员工培训计划与实施记录、各项质量控制的记录与数据统计、公众制度、物业
服务中心月工作计划与总结、岗位职责、考核办法、房屋本体及公共设施设备的维护
档案（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收档案、记录）。
2.4业主（客户）档案的归档范围，包括业主（客户）档案、装
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