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档案管理基础知识

一、档案

（一）涵义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政

治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对

国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历

史记录。

1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个

人;档案又来源于形成者自身的实践活动

2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的

3、档案的形式是多样的

4、档案是原始的历史记录

（二）、档案的种类

1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共

和国成立后

2、按档案的内容、性质分：

文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料

科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生

产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的

应当归档保存的科技文件材料

专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文

件材料

3、按档案载体形式分：

1

甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声

像档案、电子档案

4、按档案所用文字分：

汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档

案

二、档案工作

（一）内容

管理档案和档案事业的活动：

狭义：管理档案

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研

广义：管理档案事业

档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教

育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事

工作等。

三、机关档案工作

（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事

业的工作。

（二）机构的设置和人员的配备

1、机关要设置综合档案室

机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部

档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案

室。

2、档案人员的配备

（三）、机关档案工作各项规章制度的内容

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1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批

准手续

3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任

务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档

案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。

4、档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理

措施。

5、档案必威体育官网网址制度：包括档案必威体育官网网址措施和对档案人员的必威体育官网网址

要求。

6、档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配置

及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可

以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类

及载体档案的管理办法分别制定。

（四）、档案保管的基本物质条件

两个方面：

一是有适宜保存档案的库房；库房的选择：

1、承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑

2、库房的门窗要小、少，密封要好。

3、库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导

线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房。

4、不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不

好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、

光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的机关档案室还应设立

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专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设置防磁柜，把磁性

声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响。

5、库内照明使用白炽灯，不用日光灯。

6、要做好库房清洁卫生工作。

7、放置防虫、鼠药剂

8、要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的

要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备：

档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）