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信息化背景下中学档案数字化管理与建设研究

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卢旭

【摘要】本文立足于当前中学档案管理工作的普遍现状，分析信息化背景下中学档案数字化管理的重要意义，并从建立数字化档案工作体系、档案信息数据库和提高档案管理人员信息技术水平三个方面出发，探究中学档案数字化管理与建设的有效策略。

【关键词】信息化;中学档案;数字化管理

中学档案数字化管理与建设指的是以数字化的信息为基础，依据计算机技术和校园网络系统，通过扫描、存储、数据库上传等途径将各种纸质、声像等传统介质的档案信息转化为数字化的档案信息，最终形成档案信息数据库。数字化的管理与建设对于实现档案资源的共享，使中学档案原始资料得到充分的利用具有非常重要的作用。但由于当前中学档案管理人员的观念落后，信息技术水平不高、数字化建设投入经费不足等问题的存在，中学档案数字化管理停滞不前。正是基于上述背景，笔者结合多年的工作实践经验，从以下几个方面出发分析信息化背景下中学档案如何实现数字化管理与建设。

一、当前中学档案管理工作的普遍现状

中学的档案管理工作从开展以来，使得学校更加重视自身历程的发展，档案管理工作的逐步完善为中学招生、宣传、教学、学校管理建设等方面都起到了不可小觑的作用。随着信息化时代的到来，当前的中学档案管理工作已向数字化管理与建设方向发展，将信息技术应用到中学档案信息的收集、上传等管理过程当中，但由于起步较晚，大部分中学档案管理还是以纸质、声像等传统介质的档案管理为主，没有充分挖掘各个系统的各项功能。所以当前中学的档案管理工作仍然存在诸多的问题，影响着档案管理功能与作用的发挥，主要包括以下几个方面：

第一，重视程度不高。在当前的中学档案管理工作中，没有对档案管理形成正确的认识，一般都是将档案进行整理后就归档，然后保存管理就算完成了工作。没有后续对档案信息的有效利用。同时由于对档案管理的重视程度不高，所以一般的中学档案室多是处于学校的办公角落，环境差，纸质档案在这种环境下容易受损，影响了档案的完整性。

第二，与时代发展脱节。中学档案的管理工作方式仍沿用传统的方法，当前管理工作与全新教育理念脱节，从而使中学教育教学与学校发展步履维艰。同时计算机设备等现代技术设备并不完善，缺乏相应的技术支持。

第三，档案管理人员素质低。大多数档案管理人员并不具备专业的档案管理知识和管理技能，职业素养不能与中学档案管理工作的需求相适应，使得档案管理缺乏科学性、有效性。

二、信息化背景下中学档案数字化管理的意义

传统的中学档案管理工作无论是在档案信息的收集、汇总、归档还是保管上，都费时费力，而且查阅起来也要耗费一定的时间精力，档案管理的效率低。所以在信息化背景下，实现中学档案数字化管理具有重要意义：

第一，节约大量资源。传统的中学档案管理模式中，需要每次都配备专门的人员、设备和资金用于档案的整理、存储和打印中。实现中学档案的数字化管理与建设后，档案管理人员可以直接将档案信息进行电子资料的上传、拷贝、存储，同时也可以不用再重复进行纸质档案的保存与复印，能够实现一次投入、重复利用，节省人力、物力和财力等资源。

第二，便于档案资料存储。传统的档案管理工作中，档案信息资料大多是以纸质档案等方式进行整理、归档和保管存储，但是纸质档案极容易丢失和受到外界因素的影响而损坏，给中学档案资料的存储保管工作带来一定的困难。实现档案的数字化管理与建设后，能够直接通过计算机技术、扫描技术等直接将纸质档案中的信息上传到电脑或者网络中，以数字化的方式进行存储，既有利于档案资料的存储保管，节约存储成本，还能够实现永久保存。

第三，实现档案数字资源共享。传统档案管理由于档案存储方式以及时间、空间的限制，实现学校与学校之间档案资源的共享有一定的困难，档案资源得不到有效且充分的利用。而数字化档案管理能够将上传到计算机和网络当中的档案信息资料进行传输，实现有计划、有效率且针对性的档案数字资源的共享。其次，数字化档案信息也支持计算机的快速检索与筛选，能够提高档案信息的开发与利用率。

三、中学档案数字化管理与建设的有效策略

（一）建立数字化的档案工作体系。建立完善的数字化档案工作体系是实现中学档案数字化管理与建设的基础。因此中学和档案管理人员要在档案工作的各个环节建立数字化的工作流程、制定数字化工作和管理制度。首先，在数字化工作流程方面，要确立完整科学的工作流程体系，即要先通过计算机网络建立数字化文件和档案的一体化管理归档与收集模式。档案管理人员要将档案信息的电子文件及时发给档案室，完成档案信息文件的归档。其次，在数字化工作的管理方面，要保证数字档案的设备安全和数字化档案信息的安全。要做好对数字化档案设备的管理，规定使用的权限，避免被他人盗用。更要做好对数字化档案信息的加密技术，在档案系统中设立防火墙或者杀毒软件，避免信息丢失