ERP系统中采购业务的内部控制研究.docx

?

?

ERP系统中采购业务的内部控制研究

?

?

摘要：在科技不断迅猛发展的今天，企业内部控制也要在ERP系统广泛应用的新形势下，与时俱进，适应新的管理环境，调整内控方案。本文概括ERP系统在我国的发展现状，理顺企业ERP系统中采购业务具体流程，抓住各环节的主要风险控制点，提出相应的内部控制措施和解决方案。

关键词：ERP系统;采购业务;内部控制

：F270.7;F274?文献识别码：A?：2096-3157（2020）20-0075-02

一、ERP系统简介

ERP，英文全称为EnterpriseResourcePlanning。它对企业的人、财、物等相关信息进行集中管理、充分利用企业有限资源，创造最大的效益，是目前国际上最流行的高效管理模式之一。

近年来我国企业ERP系统的使用虽然逐渐普及，但由于起步较晚，比起发达国家，我国对ERP系统的应用仍处于初步阶段。由于我国很大部分企业中熟练掌握系统的人员较少，造成了在引入ERP系统时，因各模块应用操作不当，造成了不少失误。而企业管理者如果不深入了解ERP系统，不注意不相容职位的分离，就会构成内部控制缺陷，尤其是在采购环节，如果内控出现问题，就会影响相关联的模块，给企业带来财、物损失。

二、ERP系统中企业采购业务的流程、主要风险点研究及关键内控控制措施

1.请购环节

企业各部门（生产、经营、项目建设等需求部门）根据生产经营需要，在需要外购材料时，提出物资需求计划，提交采购申请。与手工编制下达、审批纸质计划单不同，这时需求部门需要在ERP系统的采购管理模块下，点击选择请购单，分别将如名称、规格、数量、单位以及需求时间等所需求的物品的信息录入，审批部门按规定的权限和程序完成请购单的审批，采购部门定期归类汇总请购物料信息，平衡现有安全库存情况，并据此编制采购清单，统筹安排采购计划。

（1）请购环节存在的问题及内控风险。和传统的手工操作相比较，ERP系统将传统流程转化为电脑操作，提高了工作效率，但是ERP系统对企业原始数据的要求也大大提高，如果企业不重视提高系统初始化时原始数据的真实性与准确性，不重视应用过程中的系统数据维护，就会造成系统中充斥垃圾数据。在请购环节中，失效存货或供应商编码等垃圾数据就会导致需求部门在请购选项中选择的物料品名或规格不准确，难免会产生采购计划及实际到货与需求的偏差。

（2）请购环节的内控措施。在进行采购处理之前，企业应指定专职人员分别负责制单和审核，负责系统数据初始化，以及后期存货基础数据维护（存货基础信息包含例如存货品名、存货系统编码、规格、增值税说率、计量单位、生产日期、保质期等存货属性、库存数量信息、图片等）。其中尤其要注意的是，为避免出现同一种存货“大小名”的现象，存货品名、规格等信息应该与供应商的合同报价一致、与实际到货物品的送货单一致。

企业应根据购买物资的类型，确定请购部门，在预算范围内，授予相应的请购权。保证物资请购与审批的职责相互分离，授权审批部门在审批时，要重点关注物资品类是否符合购生产经营的需要，请购的物资是否信息准确、内容是否完整，物资总金额是否在预算范围内，大额物资是否纳入年度预算内，负不同责任的经办与审核人员，其在ERP系统登录名和操作密码应分别设置，并在执行中要切实保证经办与审核真正分离，不能将不同人员的登陆名及密码交由一人操作，让经办、审批的流程设置形同虚设。另外，系统自动顺序生成请购单据编号不能人为修改（特殊情况除外）。

2.选择供应商、订货

（1）采购系统初始化之初，操作人员应在系统中做好基础数据维护如：供应商信息、存货清单。供应商信息包括供应商名称、编码、经营商品、经营范围、账期、到货周期、收款账户信息、联系人、联系方式、邮件地址等。存货清单录入存货编码、名称、规格、单价、税率等信息以及资质证件、原料标准、验收标准、条码、箱包数、所属库区。

当请购环节完成后，下一步就是择商环节，也就是企业对所需求的货物选择合适供应商。供应商可以根据ERP系统竞价平台发布的产品需求信息，上报价格。同时平台可以将公司的采购需求通过邮件或短信的等定向推送给相关的供应商。系统可以对供应商进行询价、比价，这些ERP系统功能可以帮助采购人员选择合适的供应商。需要选择供应商时，采购人员执行比价生单命令，价格最合适的供应商就会被ERP系统自动选择，之前录入的询价数据随之就被导入到当前单据表格当中。

（2）择商、订货环节存在的问题及内控风险。企业能否选择到提供质优价廉的商品或服务的供应商，关键在于择商、订货环节，而择商、订货环节最重要的是要保证供应商资料的真实性、准确性，以及所采用的评估程序是否恰当。企业虽然可以借助ERP系统进行系统询价、比价和竞价，但所有系统的最终还是由人来操控，ERP系统采购管理平台虽然可以大大提高企业执行采购业务